• Вопрос-ответ

Добрый день!Если в правом нижнем углу нет места для штампа, то где поставить входящий штамп? Иногда там написано что-нибудь или ставит свой штамп бухгалтерия.

Здравствуйте! Поставьте сверху, в крайнем случае, на обороте листа. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Я правильно Вас поняла, если у нас в учреждении ведется постоянная переписка с 2-мя вышестоящими орг-ми, то мы заводим под них 2 дела: «Переписка с ООО «Магия», «Переписка с ОАО «Лето» и 1 дело — «Переписка с другими внешними организациями за 2015 год». Т.е. мы продолжаем вести единую регистрацию, но подшиваем мы в папки соответствующие «наименованию» организации?

Здравствуйте! Совершенно верно. Если переписки много, то в пределах каждого корреспондента можно выделить направления (вопросы) переписки. Регистрация всё равно будет… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! Рекомендуется регистрировать поступившие телеграммы, телефонограммы и факсограммы в отдельных журналах. Не рекомендуется формировать переписку по принципу «входящая корреспонденция», «исходящие письма». Дела с перепиской формируется по направлениям деятельности.

Я правильно Вас поняла, если у нас в учреждении ведется постоянная переписка с 2-мя вышестоящими орг-ми, то мы заводим под… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! Вопрос по телефонограммам и телеграммам. Мы делаем так: регистрируем их как и другие вх. документы в журнале регистрации вх. документов. Но при этом у нас заведена папка, где мы подшиваем только телефонограммы. И в папку «Вх. корреспонденция из различных организаций» мы подшиваем все вх. документы +телеграммы+телефонограммы. Подскажите, пожалуйста, как быть с регистрацией телеграммам и телефонограмм?

Здравствуйте! Рекомендуется регистрировать поступившие телеграммы, телефонограммы и факсограммы в отдельных журналах. Не рекомендуется формировать переписку по принципу «входящая корреспонденция», «исходящие… Подробнее

  • Вопрос-ответ

От поставщика получаем документ «Счет на оплату» в электронном виде, возможно ли хранить данный документ в СЭД без распечатывания и хранения бумажного экземпляра? Финансовая служба требует распечатывать данный документ аргументируя тем, что его необходимо предъявлять в контролирующие органы?

Здравствуйте! Значит, надо распечатывать. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в случае если входящее письмо сопровождает договор необходимо регистрировать как входящую корреспонденцию и письмо и договор (с соответствующими сканами)? Кто это должен делать? Например, письмо секретарь, а договор делопроизводитель структурного подразделения, кому адресован договор?

Здравствуйте! При поступлении таких документов в канцелярии (секретариате) регистрируется письмо. Письмо с договором передается в подразделение, которому отписан документ. По… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! Может немного не по теме. Начальник, читая входящую корреспонденцию, пишет на резолюции фамилию сотрудника, который в данный момент находится в отпуске. Вопрос: нужно ли писать фамилию того сотрудника, который исполняет обязанности или все же он делает правильно? После выхода из отпуска сотрудник может отказаться выполнять долгосрочные телефонограммы, т.к. его фамилия там не указана. Заранее спасибо.

Здравствуйте! В резолюции должна быть указана фамилия того сотрудника, который на данный момент по приказу исполняет обязанности. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте!!! Подскажите, пожалуйста, ставится ли входящий номер на оригинале договора, который прислала нам подписавшая наш экземпляр организация? Если нет, как тогда он регистрируется?

Здравствуйте! Входящий номер ставится на сопроводительном письме. Сами договоры также могут регистрироваться (тогда номер проставляют). Подробнее

  • Вопрос-ответ

Добрый день! Подскажите, можно ли принимать и регистрировать документы, если они поступают по электронной почте или нарочным, исх. номер датирован 5-ю днями раньше, а срок исполнения указан в день поступления документа. Как следствие, компания не успевает ответить своевременно на письмо, и тем более исполнить указания в письме. Автоматически попадаем на штрафы.

Здравствуйте! Поступающие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, исх. дата любая. При исполнении по возможности стараются укладываться в сроки,… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! Наш отдел делопроизводства тратит неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур. Мы пытаемся доказать гл. бухгалтеру, что учет и сохранность таких документов должна организовать она сама силами своих подчиненных. Но главный бухгалтер категорически отказывается понимать это… Подскажите, пожалуйста, на что можно сослаться нам в данном случае дабы убедить ее в этом?

Здравствуйте! В данном случае всё зависит от того, какая система делопроизводства принята в вашей организации. Если это централизованная система, то… Подробнее