• Вопрос-ответ

Подскажите, пожалуйста, можно ли в отделах заводить номенклатурные дела, где хранятся копии документов, например, табели учета рабочего времени хранятся в отделе кадров, в отделах остаются копии, либо то же самое по положению об отделе, по приказам по основной деятельности. Если можно, то какой срок хранения ДМН?

По необходимости в отделах заводятся дела с копиями документов, они должны включаться в номенклатуру дел организации с отметкой «Копии». Срок… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Внедряем СЭД в нашей управляющей компании, необходимо сделать общую номенклатуру для нас управляющей компании и наших компаний в регионах. Собрала с них номенклатуры, но они очень разные. В регионах находятся производства. Как правильно объединить информацию в номенклатуру? Помогите советом, как попроще собрать все воедино? Придумала вот что: если первыми цифрами индексов номенклатуры поставить присвоенные номера для каждого региона, например в Краснодаре 01- …, в Твери 02… И так далее? Так можно? Но вот как быть дальше?

Если необходимо сделать сводную номенклатуру дел всей компании, то надо составить её, сделав основными разделами – номенклатуры дел регионов. Вы… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте Евгения, спасибо вам за ваш сайт, очень много полезной информации! Подскажите, пожалуйста, как поступить в следующей ситуации: в номенклатуру дел структурных подразделений за предыдущие годы (2020—2022гг.) внесены дела постоянного хранения, но по завершению года дела не сформированы и не сданы на хранение, прежний руководитель ДОУ уволился, спрашивать не с кого. Руководители структурных подразделений говорят, что некоторые дела ошибочно внесены в НД и документов фактически нет. Как в таком случае учитывать/составлять опись дел постоянного хранения? Заранее благодарю ВАС!

В таком случае эти дела в опись дел не включаются, а в предисловии к описи указывается, что данные дела в… Подробнее

  • Вопрос-ответ

В структурном подразделении переходящее дело (с 2014—2017) принято закрыть за ненадобностью (срок хранения — 5 л., поэтому осталось на хранении в подразделении). В НД на 2022 г. на его месте поставлен РЕЗЕРВ. Вопрос: правильно ли сделали, оставив резерв, который ведь можно, например, в послед. годах заменить новым сформ. делом, и тогда получится два разных дела под одним индексом? Или оставить хранящееся дело в НД до окончания срока хранения 2022 и постоянно его вносить в НД? Заранее признательна.

Номенклатура дел – это перечень дел, предполагаемых к заведению в предстоящем году, а не то, что хранится у вас в… Подробнее

  • Вопрос-ответ

можно ли создать в номенклатуре дел дело под названием: «Недействующая документация»? В этой папке будут храниться недействующие документы, которые нужны будут как справочный материал.

Такие заголовки недопустимы в номенклатуре дел. Надо указать по какому вопросу документы, в отдельный том можно «переложить недействующие». Подробнее

  • Вопрос-ответ

Есть следующие вопросы.1. Если в старой номенклатуре дел был указан срок хранения документов 75 лет, а потом выяснилось, что срок хранения был проставлен неправильно, он должен быть 5 лет, это означает, что на следующий год нужно внести в номенклатуру дело с новым сроком хранения? И сколько хранить аналогичные документы за прошлые периоды?2. Сколько хранить, например, должностные инструкции или разработанные положения, если в них периодически вносятся изменения и они переиздаются в новой редакции, а старые аннулируются приказами. Нужно ли хранить эти старые и сколько?

1.Если в номенклатуре дел срок хранения был проставлен неверно, то на следующий год надо проставить правильный срок хранения. При определении… Подробнее

  • Вопрос-ответ

можно ли в номенклатуре дел ставить дробный индекс дела, например, 01-36/1

Такая индексация допускается, но лучше 01-36-01. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Подскажите, пожалуйста, сколько в организации хранится дело «Инструкции по охране труда и пожарной безопасности»? Если в Методических рекомендациях по разработке инструкций по охране труда, утвержденных Минтрудом РФ от 13.05.2003 указано, что инструкции пересматриваются руководителем предприятия раз в 5 лет, новые просто подшиваются в дело или сроки дела меняются с момента, утвержденной новой инструкции и указывать до замены новыми? Спасибо

Инструкции, разработанные самой организацией, хранятся постоянно, присланные из вышестоящих и других организаций – 3 года после замены новыми. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Номенклатура дел организации утверждается ежегодно. При изменении структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Прежние индексы дел, в том числе индексы структурных подразделений, сохранять не обязательно.

Как правильно готовить сводную номенклатуру:1) Самой распечатать примерные списки дел каждого отдела, раздать отделам и ждать от них внесения изменений?2)… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Подскажите, пожалуйста: На данный момент у нас в институте имеется номенклатура дел, утвержденная на 2014 год. На 2015 год она не переутверждалась (человек, который этим занимался уволился). Сейчас сильно изменилась структура в институте. Получается, мне нужно разрабатывать новую номенклатуру. Должны ли старые индексы дел совпадать с новыми? Несколько отделов перестали существовать, но появились новые. Т.е. обязательно ли, например, отдел кадров должен быть 28 как и в старой номенклатуре?

Номенклатура дел организации утверждается ежегодно. При изменении структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Прежние индексы дел, в том числе индексы… Подробнее