• Вопрос-ответ

Добрый день! Подскажите, в 2015 году я вела журнал исх. документации с номерами (№1-01,1-02, 15-01 — это пример). Номенклатуры дел не было, поэтому решили, что нумеруем так. С 2016 года, регистрация исходящих писем ведется след. образом 1-06/01,02,03 (1 — номер подразделения, 06 — индекс дела). С 2016 года мы переименовали юр.лицо, и на данный момент официально никто не работает. Писем не много, но правильно будет ли регистрировать с данным индексом и подразделением письма не только в другие организации, а на заявки на пропуск охране БЦ (Они просят на официальном бланке и с подписью директора или уполномоченного подписывать заявки (я имею уполномочие на подписание). Соответственно все эти письма регистрируются вместе, по порядковому номеру. Стоит ли делать отдельный журнал? Письма на пропуск приходиться делать ежедневно.

Здравствуйте! Если документооборот небольшой, то можно вести регистрацию отправляемых (исходящих) документов в одном журнале. Это же касается ваших писем о… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! 2016 год для нашей компании юбилейный — 25 лет. В связи с чем директор хочет, чтобы в течение всего 2016 года на бланках писем размещалась об этом информация в виде эмблемы компании и надписи 25 лет. Как я понимаю, нужно вносить изменения в инструкцию по делопроизводству… Тогда что именно писать в приказе в преамбуле и распорядительной части?

Здравствуйте! ГОСТ Р 6.30-2003 четко устанавливает реквизиты для бланков. Согласно ГОСТу изображение эмблемы организации (реквизит 03) на бланках писем и… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Будет ли это грубой ошибкой, если мы будем вести журнал регистрации обращений граждан и журнал регистрации телеграмм электронно? Т.к. за год от силы 5-6 бумаг приходит по каждому журналу, поэтому заводить отдельно не видим смысла…

Здравствуйте! Регистрацию поступающих документов можно вести в электронном виде. Однако обращения граждан следует регистрировать отдельно. Тем более, эти дела (журнал… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! Если мы раньше регистрировали 1 папка с ВХ за №1, 2, 3, 4… а 2 папка с ИСХ за №1, 2, 3, 4… То в итоге по журналам всегда быстро находили нужный документ, т.к. они все шли по порядку. Сейчас же мы собираемся делать «запрос-ответ», т.е. для понимания не совсем ясно, как искать нужный документ, ведь будет ВХ за №2 скреплен с ИСХ за №10. Запутаться ведь можно…

Здравствуйте! В регистрационных журналах надо обязательно указывать индекс дела, куда подшит документ. Тогда не запутаетесь. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Нужно ли регистрировать входящие и исходящие договоры, акты, счета, счет-фактуры и акты сверок для хранения? Спасибо заранее.

Здравствуйте! Договоры, акты подлежат регистрации. А вот счета, счета-фактуры, присланные без сопроводительного письма, можно не регистрировать, также как различные рекламные… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! Знаю, что подчистки и использование различных видов корректоров на архивном деле не допускается. Но если все-таки воспользовались корректором замазали в журнале, то что тогда?

Лучше, конечно, не допускать исправлений, но на практике они бывают, и если это не подделка, а просто исправление технической ошибки,… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Скажите, пожалуйста. У нас в канцелярии есть несколько папок с перепиской: переписка с министерством, переписка по хоз деятельности, переписка по судебным вопросам. Они регистрируются все в одном журнале с едиными номерами: исходящие отдельно, входящие отдельно. Правильно ли? Или нужно их регистрировать в отдельных журналах: исходящие по судебным вопросам, исходящие в министерство и т.д.

Только формировать непосредственно сами дела с перепиской нельзя по принципу «входящие», «исходящие». Дела с перепиской формируются по вопросам или направлениям… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте. Наш гл. бух. хочет, чтобы мы регистрировали служебные задания как и все исходящие через общий журнал регистрации исх. Либо заводили отдельный журнал регистрации служебных заданий на хранение. Как нам быть?

Здравствуйте! Для регистрации внутренних документов заводятся отдельные журналы. Гл. бухгалтер права, надо регистрировать служебные задания для их хранения, лучше в… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Здравствуйте! У нас в фирме регистрация исходящих следующая. 1 вариант — после того как директор подпишет письмо в 1 экз., снимается копия с подлинника и подшивается в исходящие, 2 вариант — изначально приносят 2 экз. письма 1 экз. подписывается и отдается на отправку адресату, 2 экз. без подписи подшивается в исходящие. Как должно быть правильно?

Здравствуйте! Правильно оба варианта, но только тогда, когда во втором случае подписываются оба экземпляра. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Скажите, пожалуйста. У нас существует журнал регистрации выдачи доверенностей, нужно ли его заводить с нового года?

Здравствуйте! Новый журнал заводить не обязательно, если он ещё не закончился, но с нового календарного года нумерацию надо начать с… Подробнее