Здравствуйте! У нас в фирме регистрация исходящих следующая. 1 вариант — после того как директор подпишет письмо в 1 экз., снимается копия с подлинника и подшивается в исходящие, 2 вариант — изначально приносят 2 экз. письма 1 экз. подписывается и отдается на отправку адресату, 2 экз. без подписи подшивается в исходящие. Как должно быть правильно?