• Вопрос-ответ

В нашей организации в номенклатуру дел Общего отдела включены только журналы регистрации вх/исх док-ции, вх/исх электр. почты и т.п. Они передаются по описям в архив. Документы, зарегистрированные в журналах, в номенклатуру не включаются, в дела не оформляются, хранятся в скоросшивателях (в архиве). Т.е. срок хранения не прописан. Правильно ли это? Как мне теперь оформить их уничтожение? Ведь в акт включаются дела, имеющие индексы согласно номенклатуре? Что делать?

Все дела, ведущиеся в делопроизводстве организации, должны включаться в номенклатуру дел. За предыдущие годы Вы номенклатуру дел уже не исправите.… Подробнее

  • Вопрос-ответ

В «Основных правилах работы архивов организаций» написано, что одна из первых стадий работы с электронными документами это запись их на самостоятельные машинные носители. Т.е. их опись может быть составлена только при условии, что они находятся на дискетах, компакт-дисках и т.д. К носителям же идёт и вся сопроводительная документация. Правильно ли я понимаю, что в таком случае нет особых оснований включать в номенклатуру названия журналов регистрации, ведущихся в системе электронного документооборота? Это же только фрагмент информации на жёстком диске сервера, отдельно они не существуют.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в делопроизводстве организации, в том числе регистрационные журналы, ведущиеся в электронном виде. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Уточните, пожалуйста, каким образом проводится порядок согласования схемы классификации с архивными органами? Наша организация не является источником комплектования архивов.

На основании ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ все организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков,… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Я работаю в иностранной фармацевтической компании с представительством в Москве. Штаб-квартирой разработана схема классификации документов с указанием сроков их хранения, общая для всех стран, и нам нужно составить локальную номенклатуру дел с ссылкой на статьи этой классификации и с учетом российских нормативных документов. Я получила информацию о составе документов, образующихся в отделах, и пытаюсь соотнести их со статьями российских перечней с указанием сроков хранения, но многие документы очень специфичны и соотнести их с перечнями трудно. Похожие типы встречаются в перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, но наши документы к этим статьям можно отнести с натяжкой. Правильно ли я понимаю, что если каких-то документов нет в российских перечнях, то можно смело использовать сроки, предложенные штаб-квартирой?

Если схема классификации, разработанная штаб-квартирой, согласована с архивными органами, либо имеет ссылки на перечни, то можно смело её применить. Подробнее

  • Вопрос-ответ

Подскажите, пожалуйста, если дело, например, «Протоколы Экономического совета», срок хранения которого «постоянно», являясь переходящим делом с 2021 г., то как это дело учитывается в Описи дел постоянного хранения за 2022 г.? Как правило, это дело учитывается в описи за 2021 г., а в опись 2022 г. вносится без порядкового номера, а перед итоговой записью делается запись следующего содержания: «В данной описи включено дело № (указываем порядковый номер по описи 2021 г.) за 2021 год».

«Основные правила …» рекомендуют формировать в дело документы одного календарного года. Лучше избежать формирования таких «переходящих» дел. Протоколы необходимо сразу… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Можно ли в номенклатуре дел группировать статьи? Нигде не могу найти ответ. Например, я хотела создать дело «Учредительные документы» и включить туда устав, свидетельства о регистрации и т.п. и в графе «Сроки хранения…» указать несколько статей по Перечню, которые будут соответствовать перечисленным документам. Просто очень неудобно, когда дела заводятся ради одного или двух документов, хранящихся постоянно. Спасибо Вам огромное, за ответы (обращалась не раз и всегда получала квалифицированную помощь)!

Некоторые заголовки дел можно группировать в одно дело, как в приведенном Вами примере. Главное требование — не группировать в одно дело… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Наше учреждение является государственным и является источником комплектования гос. архива. В архиве сказали составить письмо-запрос и прикрепить номенклатуру дел. У меня возник такой вопрос, нужно ли согласовывать эту НД с экспертной комиссией организации и ставить гриф согласования. Ведь в архиве могут возникнуть притенении к правильности оформления НД и ее придется переделывать, а могут не принять НД и сказать, что грифа согласования нет. Как мне поступить?

Сначала необходимо оформить согласование номенклатуры дел протоколом заседания экспертной комиссии, затем только направлять ее в госархив. Предварительно можно получить консультацию… Подробнее

  • Вопрос-ответ

На данный момент в компании, которая работает с 2003 года 2 сотрудника. Архивом никто не занимался. Как нам создать и перейти на электронный архив ? И в каком виде отсканированные документы подавать в налоговую ????

Вы можете оцифровать документы в формате PDF разрешение 200 DPI , геометрические размеры изображения 1024х768, ЧБ изображение . Мы занимаемся… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Скажите пожалуйста, Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ изменена ст.22.1 Федерального закона «Об архивном деле», в частности волнует ч.4., где указано, что положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи (а это сроки хранения, до 01.01.2003 — 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет) не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры № 558 является действующим, означает ли это то, что документы по личному составу продолжают храниться 75 лет? И никакие изменения в номенклатуру дел можно не вносить? И какие тогда документы должны быть отнесены к ч.2 вышеназванной статьи? Не совсем понятен смысл внесенных изменений?

Вы не правильно поняли цитируемую фразу. Ключевое слово в ней – «иной срок хранения». То есть, если перечнями, в том… Подробнее

  • Вопрос-ответ

Среди кадровиков идёт спор, как нужно нумеровать листы в книге по учёту движения трудовых книжек. Одни настаивают, что нумеровать нужно в нижнем левом углу листа ручкой. Вроде как ГИТ не предъявляет претензий. Я считаю, что листы в книге должны нумероваться в верхнем правом углу простым карандашом, начиная с титульного листа. Ссылаясь на Правила работы архивов предприятия. Решил спросить специалиста, может я что-то не так говорю. Спасибо за ответ.

Вы правы. Согласно п. 4.22. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов… Подробнее