Подскажите, пожалуйста, если дело, например, «Протоколы Экономического совета», срок хранения которого «постоянно», являясь переходящим делом с 2021 г., то как это дело учитывается в Описи дел постоянного хранения за 2022 г.? Как правило, это дело учитывается в описи за 2021 г., а в опись 2022 г. вносится без порядкового номера, а перед итоговой записью делается запись следующего содержания: «В данной описи включено дело № (указываем порядковый номер по описи 2021 г.) за 2021 год».

«Основные правила …» рекомендуют формировать в дело документы одного календарного года. Лучше избежать формирования таких «переходящих» дел. Протоколы необходимо сразу формировать по годам. Но если уж такое дело полностью оформлено для передачи в архив, оно включается в опись 2021 года. В описи дел за 2022 год делается отсылочная запись (повторяется заголовок без присвоения номера). Можно такую запись и не делать, так как она никакими нормативными документами не предусмотрена.