Уничтожение документов необходимо для оптимизации базы данных компании — из неё выделяются архивные документы, хранение которых более не является необходимым, а затем утилизируются.
Очень важно убедиться, что при уничтожении документов не происходит утечка информации компании — как известно, любое распространение закрытой информации может стать потенциальной причиной существенного экономического или имиджевого ущерба.
В качестве примера возможности для нанесения ущерба путём получения, казалось бы, безвредной информации, приведём хакерские взломы. В период с 1995 по 2003 год было совершено несколько серьёзных преступлений, которые затронули множество известнейших корпораций (в том числе IBM). Хакеры в большинстве случаев использовали устаревшие инструкции, списки персонала или другие внутренние документы для так называемого социнжиниринга: они выдавали себя за членов корпорации и таким образом, пользуясь знаниями психологии, получали необходимые пароли. Обратите внимание, что грамотная утилизация архивных документов в большинстве случаев предотвратила бы подобные инциденты.
Как проводится уничтожение рабочих и архивных документов в специализированных компаниях?
Обычно в соответствующих отделах (например, отделе кадров или бухгалтерии) устанавливаются защищённые контейнеры, куда складируются документы подлежащие уничтожению. Контейнеры пломбируются и надёжно защищаются замками. Документы поступают в них через специальное отверстие, и доступ к бумагам после их попадания в контейнер закрывается. В дальнейшем контейнеры вывозятся на терминалы архивной компании (вместе с устаревшими документами после экспертизы архивной ценности) и уничтожаются на промышленном оборудовании повышенной секретности. Обычно применяется банковский уровень конфиденциальности. После того, как ваш специалист лично убедится в уничтожении бумаг, выдаётся акт об уничтожении архивных документов.
Аналогично уничтожаются магнитные и оптические носители, включая пластиковые карты: удаления данных с них далеко не достаточно для полной защиты.
Своевременное и качественное уничтожение документов является не только одной из функций архивного отдела компании, но и сферой ответственности отдела информационной безопасности.
