Списание и уничтожение документов

Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка. Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов. Но прежде чем начать уничтожать ненужные документы, задумайтесь, а все ли можно уничтожить? И если можно, то как сделать это правильно и по закону?

Нормативная база

Главными нормативными документами по вопросам сроков уничтожения документов являются  Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 2004 года и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Правила уничтожения документов

• Уничтожать только просмотренные документы. Перед уничтожением каждое дело должно быть полистно просмотрено вручную, чтобы не уничтожить случайно попавший важный документ.
• Документировать. Обязательно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен утвердить руководитель.
• Обеспечить конфиденциальность. Чтобы документы не перехватили конкуренты, процесс уничтожения должен проходить в Вашем присутствии.
• Сроки хранения документов. Всегда нужно их соблюдать и нельзя уничтожать пока срок хранения документов не истек.

Процедура списания и уничтожения документов

Уничтожаются только те документы, сроки хранения которых истекли. Документы просматриваются, затем отбираются на уничтожение и делается соответствующий акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. После физической утилизации Вам предоставляется акт, где будет зафиксирован только вес уничтоженных документов, без указания какие документы были уничтожены.

Итоговая стоимость зависит от объёма и состава документов. Подробности уточняйте у наших специалистов.