Экспертиза ценности документов

Компания «Архивный Эксперт» проводит экспертизу ценности управленческих, бухгалтерских, кадровых и технических документов. Определяем их состав и сроки хранения, после чего становится понятно, как дальше работать с архивом: что систематизировать, включать в описи, готовить к хранению или передаче.

С чего начинается работа с архивом

Сначала необходимо разобраться, какие документы фактически находятся в папках и какие сроки хранения к ним применяются. Название папки не всегда соответствует её содержанию. В одном деле могут находиться документы разных видов и с разными сроками хранения. Поэтому при экспертизе оценивается не только заголовок, но и состав документов внутри.

Особое внимание требуется при работе с договорами. Срок их хранения может исчисляться не с даты подписания, а после окончания действия или исполнения обязательств. Техническая и проектная документация оценивается с учётом стадии разработки, комплектности и редакции проекта. При работе с документами на иностранном языке сначала устанавливаются их содержание и назначение.

Почему здесь важен опыт

Ошибка на этом этапе переходит во всю дальнейшую архивную обработку. Неверно формируются дела и описи, теряются документы, которые могут потребоваться при налоговой проверке, трудовом или судебном споре. Поэтому экспертиза ценности должна проводиться специалистами, которые работают с реальными архивами.
После проведения экспертизы заказчик понимает, какие документы и в течение какого срока необходимо хранить, что включать в архивные описи и какой состав документов готовить к дальнейшей обработке,передаче в архив или уничтожению.