Мы оказываем услуги по разработке, внедрению и поддержке электронных архивов для проектных и конструкторских организаций. Это услуга, которая направлена на то, чтобы обеспечить и отладить электронный документооборот для проектной организации – увеличить скорость обработки документов, исключить риски их утери и существенно улучшить администрирование документооборота.
Создание архива проектной документации
Располагая мощным лицензированным программным обеспечением и большим опытом разработки архивов, компания «Архивный Эксперт» создает эффективно работающие архивы для проектной документации, интегрированные с другими системами электронного документооборота – CRM, бухгалтерскими и т.д.
Выгоды электронного архива проектной документации:
- Резкое сокращение места под хранение и обработку документов – вместо полок с «бумагой» используются серверы и место для обработки вновь поступающих документов.
- Увеличение скорости работы – за счет того, что электронный архив проектной документации работает в многопользовательском режиме и оснащен системой поиска.
- Ликвидация риска потерять документ – проиндексированный проект и прикрепленные к нему записки, заметки и прочее легко найти даже после переезда офиса.
- Снижение затрат на ведение и поддержание архива – не потребуется покупки дорогой бумаги, новых полок и шкафов, отведения рабочих мест для внесения в проектную документацию правок.
Архив проектной документации в электронном виде интегрируется с другими корпоративными программными комплексами – то есть, легко превращается в часть системы электронного документооборота для проектной организации. Достаточно настроить его и распределить права доступа, чтобы не только проектировщики, но и менеджеры, бухгалтерия и руководство в любой момент могли получить нужную информацию.
Как создается электронный архив
- Проверка бумажного архива (если нужно – восстановление документов) и подготовка к сканированию.
- Сканирование и создание карточек поиска каждого документа.
- Настройка программного обеспечения и создание каталогов – того, что превращает набор оцифрованных документов в электронный архив проектной документации.
Система каталогизации и поиска позволяет присваивать отдельным документам и их группам уникальные признаки, по которым нужный проект и сопроводительные бумаги можно легко и быстро найти. После завершения первичного наполнения потребуется всего лишь пополнять архив, интегрируя новые документы в системы поиска.
Окупаемость и трудоёмкость
Трудоемкость процесса, результатом которого становится удобный и быстрый документооборот для проектной организации, в итоге оборачивается серьезной экономией. Электронный архив окупается буквально за полгода. Наша компания оказывает и услуги поддержки и развития электронных архивов проектной документации – на разовой или постоянной основе. Просто наберите: 8 (495) 226-16-67.
