Согласно закону, процесс передачи документов в архив на постоянное или временное хранение регламентируется ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Спустя год после завершения делопроизводства дело должно быть передано в архив в соответствии со определенными нормами и правилами. Подготовка бумаг осуществляется сотрудниками предприятия либо представителями сторонних организаций.
При этом в случае с делами, подлежащими хранению до 10 лет, допустимы: отсутствие систематизации бумаг, нумерации страниц, брошюрирования, составления заверительных надписей. Однако стандарты делопроизводства и архивного дела того или иного архива могут предусматривать все вышеперечисленное либо один из указанных этапов, что необходимо уточнить перед началом работ.
Принимая документацию на хранение, сотрудник архива проверяет правильность оформления, формирования и соответствие количества дел в описи количеству дел, указанных в номенклатурном списке организации. Выявленные при этом недостатки и нарушения должны быть устранены лицом, ответственным за передачу документов в соответствии с указаниями сотрудника архива. И здесь начинаются сложности, поскольку нередко требования противоречат госстандартам делопроизводства и архивного дела, прописанным в нормативных актах.
Даже если сотрудник вашего предприятия, ответственный за передачу дел на архивное хранение, в совершенстве владеет буквой закона, остается риск столкнуться с индивидуальными требованиями того или иного архива. В этом свете рекомендуется ориентироваться на принципы удобства работы с документами для вашей организации, а оформление и передачу дел доверить профессионалам компании «Архивный Эксперт». Специалисты приведут документы в соответствие со стандартами делопроизводства и примут на себя все хлопоты по физической передаче и взаимодействию с персоналом принимающего архива.