Стандарты делопроизводства и архивного дела: на какую реальность стоит ориентироваться

В организациях документы хранятся в течение строго регламентированного времени, после чего бумаги в обязательном порядке должны быть переданы в государственный либо муниципальный архив. На первый взгляд в процессе передачи на хранение нет ничего сложного, однако, в какой бы точке страны вы не находились, определенные нюансы будут иметь место. И все потому, что единых стандартов делопроизводства и архивного дела на практике не существует: каждый архив устанавливает собственные правила.

Госстандарт делопроизводства и архивного дела РФ

Согласно закону, процесс передачи документов в архив на постоянное или временное хранение регламентируется ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Спустя год после завершения делопроизводства дело должно быть передано в архив в соответствии со определенными нормами и правилами. Подготовка бумаг осуществляется сотрудниками предприятия либо представителями сторонних организаций.

Этапы подготовки дел к передаче на хранение:

• проверка соответствия качества оформления документов правилам, установленным архивом;
• брошюровка бумаг;
• нумерация листов;
• разработка листа-заверителя;
• разработка внутренней описи дел, передаваемых на хранение;
• уточнение реквизитов обложки дела;
• формирование описи.

При этом в случае с делами, подлежащими хранению до 10 лет, допустимы: отсутствие систематизации бумаг, нумерации страниц, брошюрирования, составления заверительных надписей. Однако стандарты делопроизводства и архивного дела того или иного архива могут предусматривать все вышеперечисленное либо один из указанных этапов, что необходимо уточнить перед началом работ.

С чем сталкиваются непрофессионалы

Принимая документацию на хранение, сотрудник архива проверяет правильность оформления, формирования и соответствие количества дел в описи количеству дел, указанных в номенклатурном списке организации. Выявленные при этом недостатки и нарушения должны быть устранены лицом, ответственным за передачу документов в соответствии с указаниями сотрудника архива. И здесь начинаются сложности, поскольку нередко требования противоречат госстандартам делопроизводства и архивного дела, прописанным в нормативных актах.

Как сдать документы в архив быстро и без проволочек

Даже если сотрудник вашего предприятия, ответственный за передачу дел на архивное хранение, в совершенстве владеет буквой закона, остается риск столкнуться с индивидуальными требованиями того или иного архива. В этом свете рекомендуется ориентироваться на принципы удобства работы с документами для вашей организации, а оформление и передачу дел доверить профессионалам компании «Архивный Эксперт». Специалисты приведут документы в соответствие со стандартами делопроизводства и примут на себя все хлопоты по физической передаче и взаимодействию с персоналом принимающего архива.