Создание и поддержание в рабочем состоянии архива электронных документов (ЭД) – актуальная задача
Обновленные требования к хранению ЭД содержатся в Приказе Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Файлы копируются в специальную папку на персональном компьютере или, при наличии локальной сети, в сетевую папку. Этот способ ненадежен, так как доступ к папке может получить любой, а самостоятельно контролировать сроки хранения и проверки ЭД хлопотно. Специальный электронный архив, созданный для внутреннего обмена документами, вполне пригоден для хранения внешних документов.
Это просто сделать при наличии Интернета. Если вы пользуетесь услугами оператора ЭДО, то иногда документы сохраняются в data-центре автоматически или нужно заключить дополнительное соглашение. Тогда для просмотра и подтверждения ЭП достаточно будет обратиться к поставщику услуги.
Форматы хранения электронных документов напрямую связаны со сроками хранения. Правила рекомендуют использовать формат PDF/A. Этот формат пригоден для всех архивных документов, кроме тех, что заверены электронной подписью. Документы, содержащие ЭП и подлежащие хранению 5 лет и более, также удобно хранить в облачном сервисе. Оператор ЭДО сохранит ЭП в расширенном формате и так обеспечит ее легитимность.
Согласно Правилам, необходимо 1 раз в 5 лет проводить технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости ЭД. За этот срок оптические и полупроводниковые накопители могут морально устареть или потерять содержимое. Выходом будет хранение ЭД в локальных архивах организации (например, в форматах doc, docx) и дублирование их в облако.