Способы хранения электронных документов

Важность ее обусловлена тем, что все больше организаций переходят на электронный документооборот, а в субъектах федерации все важнейшие решения, как ожидается, будут приниматься в рамках программ, подобных «Электронной Москве» или «Электронному Татарстану». Учет и способы хранения электронных документов – важная часть работы архивистов.

Выполнить ее – значит:

• физически сохранить электронный документ;
• создать условия для считывания информации в дальнейшем;
• обеспечить корректное воспроизведение электронного документа в любой момент;
• обеспечить подтверждение электронной подписи (ЭП).

Обновленные требования к хранению ЭД содержатся в Приказе Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Хранение ЭД можно организовать несколькими способами:

• создать локальный архив;
• создать специальный электронный архив;
• хранить документы в облаке.

Файлы копируются в специальную папку на персональном компьютере или, при наличии локальной сети, в сетевую папку. Этот способ ненадежен, так как доступ к папке может получить любой, а самостоятельно контролировать сроки хранения и проверки ЭД хлопотно. Специальный электронный архив, созданный для внутреннего обмена документами, вполне пригоден для хранения внешних документов.

Работая с ним, можно:

• управлять документами;
• хранить их в базе данных;
• контролировать доступ к ним и их безопасность.

Это просто сделать при наличии Интернета. Если вы пользуетесь услугами оператора ЭДО, то иногда документы сохраняются в data-центре автоматически или нужно заключить дополнительное соглашение. Тогда для просмотра и подтверждения ЭП достаточно будет обратиться к поставщику услуги.

Форматы хранения электронных документов

Форматы хранения электронных документов напрямую связаны со сроками хранения. Правила рекомендуют использовать формат PDF/A. Этот формат пригоден для всех архивных документов, кроме тех, что заверены электронной подписью. Документы, содержащие ЭП и подлежащие хранению 5 лет и более, также удобно хранить в облачном сервисе. Оператор ЭДО сохранит ЭП в расширенном формате и так обеспечит ее легитимность.

Технический контроль физического состояния носителей

Согласно Правилам, необходимо 1 раз в 5 лет проводить технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости ЭД. За этот срок оптические и полупроводниковые накопители могут морально устареть или потерять содержимое. Выходом будет хранение ЭД в локальных архивах организации (например, в форматах doc, docx) и дублирование их в облако.