Создание электронного архива

Подготовка к созданию электронного архива начинается с отбора документов

Жизнь каждого человека в той или иной мере задокументирована. И с каждым годом количество сопутствующих человеку бумаг растет. То же происходит и в бизнесе. Существуют документы, имеющие историческую ценность, охраняемые законом, имеющие денежный эквивалент. Эти и многие другие документы часто удобно иметь под рукой, но нет возможности организовать хранение этих документов подобающим образом дома или в офисе.

Выход – создание электронного архива

Как происходит подготовка к созданию электронного архива, и какие сложности при этом могут возникнуть? Большинство документов, проходящих подготовку к созданию электронного архива, сделаны из бумаги, но иногда встречаются и другие материалы, например пергамент.

Важно правильно организовать условия хранения

• Если нарушались условия хранения документов, то подготовка к созданию электронного архива будет осложнена
• Бумажные документы могут пожелтеть и сделаться хрупкими под воздействием тепла и света.
• Часто используемые документы могут быть растрепаны и помяты. Часто на них имеются жирные пятна.
• Документы могут иметь следы, оставленные поржавевшими скрепками и скобами.
• Иногда сами типографские краски подвержены коррозии, из-за этого листы бумаги с текстом становятся более хрупкими, в некоторых случаях чернила прожигают бумагу, оставляя на ней дыры.
• При изготовлении некоторых документов, например, газет, используется кислота. Поэтому эти документы не только желтеют со временем сами, но и окрашивают документы, которые с ними соприкасаются.
• Бумага, чернила, фотографический слой – всё это может служить пищей для насекомых-вредителей.
• Опасность для документов представляют сырость, плесень, грибок, ультрафиолетовое излучение.

Подготовка к созданию электронного архива

Подготовка начинается с отбора документов и приведения их в надлежащий вид. При этом должны соблюдаться требования действующего федерального и регионального законодательства. С документов, где это возможно, удаляются скобы и скрепки, документы разглаживаются. Важно не повредить при этом ветхие документы. В хорде подготовки к сканированию и созданию электронного архива лучше заранее сортировать и структурировать собранные документы, а также создать их подробный перечень(номенклатуру).

Почему лучше это поручить профессионалам

Очевидно, что подготовка документов к созданию электронного архива – это сложный и трудоемкий процесс, требующий специфических знаний и умений. Именно поэтому подготовку документации и создание электронного архива лучше доверить профессионалам!

Почему мы?

Специалисты Компании «Архивный Эксперт» обладают большим опытом сканирования и оцифровки больших массивов документов и создания электронных архивов. Мы делаем работу быстро и качественно. Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по созданию электронного архива можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте info@archivexpert.ru