Создание электронного архива
Жизнь каждого человека в той или иной мере задокументирована. И с каждым годом количество сопутствующих человеку бумаг растет. То же происходит и в бизнесе. Существуют документы, имеющие историческую ценность, охраняемые законом, имеющие денежный эквивалент. Эти и многие другие документы часто удобно иметь под рукой, но нет возможности организовать хранение этих документов подобающим образом дома или в офисе.
Выход – создание электронного архива
Как происходит подготовка к созданию электронного архива, и какие сложности при этом могут возникнуть? Большинство документов, проходящих подготовку к созданию электронного архива, сделаны из бумаги, но иногда встречаются и другие материалы, например пергамент.
Важно правильно организовать условия хранения
- Если нарушались условия хранения документов, то подготовка к созданию электронного архива будет осложнена
- Бумажные документы могут пожелтеть и сделаться хрупкими под воздействием тепла и света.
- Часто используемые документы могут быть растрепаны и помяты. Часто на них имеются жирные пятна.
- Документы могут иметь следы, оставленные поржавевшими скрепками и скобами.
- Иногда сами типографские краски подвержены коррозии, из-за этого листы бумаги с текстом становятся более хрупкими, в некоторых случаях чернила прожигают бумагу, оставляя на ней дыры.
- При изготовлении некоторых документов, например, газет, используется кислота. Поэтому эти документы не только желтеют со временем сами, но и окрашивают документы, которые с ними соприкасаются.
- Бумага, чернила, фотографический слой – всё это может служить пищей для насекомых-вредителей.
- Опасность для документов представляют сырость, плесень, грибок, ультрафиолетовое излучение.
Подготовка к созданию электронного архива
Подготовка начинается с отбора документов и приведения их в надлежащий вид. При этом должны соблюдаться требования действующего федерального и регионального законодательства. С документов, где это возможно, удаляются скобы и скрепки, документы разглаживаются. Важно не повредить при этом ветхие документы. В хорде подготовки к сканированию и созданию электронного архива лучше заранее сортировать и структурировать собранные документы, а также создать их подробный перечень(номенклатуру).
Почему лучше это поручить профессионалам
Очевидно, что подготовка документов к созданию электронного архива – это сложный и трудоемкий процесс, требующий специфических знаний и умений. Именно поэтому подготовку документации и создание электронного архива лучше доверить профессионалам!
Почему мы?
Специалисты Компании «Архивный Эксперт» обладают большим опытом сканирования и оцифровки больших массивов документов и создания электронных архивов. Мы делаем работу быстро и качественно. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по созданию электронного архива можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте info@archivexpert.ru
