Плюсы электронного архива уже оценили по достоинству многие наши клиенты
Работа с архивом в электронной форме может стать еще более удобной! Для этого его можно организовать на базе одной из наиболее популярных в нашей стране программ учета – 1С. Решить эту задачу и получить функциональный и удобный электронный архив 1С вы сможете, воспользовавшись нашими услугами.
Подход к созданию электронного архива
Наши специалисты изучат особенности вашего предприятия и осуществляемой вами деятельности. Мы примем во внимание стоящие перед вашей компанией задачи, которые должны быть решены посредством создания электронного архива 1С.
Опираясь на собранную информацию, мы определим:
- в каких электронных форматах будут храниться документы в создаваемом архиве (.jpg, tiff, doc, xls или других), понадобится ли распознавание текста для перевода файлов в текстовый формат;
- какие функции будут реализованы в электронном архиве 1С, какие возможности получат его будущие пользователи – сотрудники организации;
- будут ли разграничены права доступа к документам, хранящимся в базе данных, и если да, то каким образом.
В итоге разрабатывается модель электронного архива 1С, оптимально соответствующая потребностям заказчика и позволяющая ему с минимальными затратами решить стоящие перед ним задачи.
Основные этапы создания электронного архива 1С
Наши специалисты реализуют несколько основных этапов:
- в первую очередь бумажные документы, которые должны быть переведены в электронную форму, сканируются. Мы используем потоковые сканеры, благодаря чему даже при большом объеме работы этот этап реализуется в сжатые сроки;
- при необходимости графические файлы, полученные при сканировании, переводятся в текстовую форму – распознаются. У заказчика появляется возможность полнотекстового поиска по электронному архиву 1С. Вопрос о необходимости распознавания решает заказчик, мы со своей стороны помогаем рекомендациями;
- графические или текстовые файлы вводятся нами в базу данных. На этом этапе происходит собственно создание электронного архива 1С;
- в последнюю очередь устанавливаются и/или настраиваются необходимые программные модули. Архив наделяется функциями, потребность в которых есть у заказчика.
Какие задачи решаются при создании электронного архива 1С
Их довольно много, и именно этим объясняется популярность нашей услуги.
Вот основные из них:
- появляется возможность удобной работы с документами – в частности, быстрого поиска нужной информации – в привычной программной среде;
- отпадает необходимость осваивать новые программы и тратить на это рабочее время;
- руководители и бухгалтеры получают уверенность в том, что предприятие при проверках не будет оштрафовано за отсутствие документов;
- появляется возможность быстро формировать любые отчеты;
- благодаря привязке электронных документов к транзакциям в 1С, которая может быть реализована силами наших специалистов, деятельность организации становится предельно прозрачной;
- обеспечивается надежная защита документов от повреждения, уничтожения и хищения – например, при несанкционированном доступе;
- появляется возможность разграничить между пользователями электронного архива 1С права доступа к документации;
- при необходимости может быть организована удаленная – с использованием интернета – работа с архивом.
Воспользуйтесь нашими услугами, и возможности, перечисленные выше, станут вам доступны!