Реализация электронного архива на базе 1С

Работа с архивом в электронной форме может стать еще более удобной! Для этого его можно организовать на базе одной из наиболее популярных в нашей стране программ учета – 1С. Решить эту задачу и получить функциональный и удобный электронный архив 1С вы сможете, воспользовавшись нашими услугами.

Подход к созданию электронного архива

Наши специалисты изучат особенности вашего предприятия и осуществляемой вами деятельности. Мы примем во внимание стоящие перед вашей компанией задачи, которые должны быть решены посредством создания электронного архива 1С.

Опираясь на собранную информацию, мы определим:

• в каких электронных форматах будут храниться документы в создаваемом архиве (.jpg, tiff, doc, xls или других), понадобится ли распознавание текста для перевода файлов в текстовый формат;
• какие функции будут реализованы в электронном архиве 1С, какие возможности получат его будущие пользователи – сотрудники организации;
• будут ли разграничены права доступа к документам, хранящимся в базе данных, и если да, то каким образом.

В итоге разрабатывается модель электронного архива 1С, оптимально соответствующая потребностям заказчика и позволяющая ему с минимальными затратами решить стоящие перед ним задачи.

Основные этапы создания электронного архива 1С

Наши специалисты реализуют несколько основных этапов:

• в первую очередь бумажные документы, которые должны быть переведены в электронную форму, сканируются. Мы используем потоковые сканеры, благодаря чему даже при большом объеме работы этот этап реализуется в сжатые сроки;
• при необходимости графические файлы, полученные при сканировании, переводятся в текстовую форму – распознаются. У заказчика появляется возможность полнотекстового поиска по электронному архиву 1С. Вопрос о необходимости распознавания решает заказчик, мы со своей стороны помогаем рекомендациями;
• графические или текстовые файлы вводятся нами в базу данных. На этом этапе происходит собственно создание электронного архива 1С;
• в последнюю очередь устанавливаются и/или настраиваются необходимые программные модули. Архив наделяется функциями, потребность в которых есть у заказчика.

Какие задачи решаются при создании электронного архива 1С

Их довольно много, и именно этим объясняется популярность нашей услуги.

Вот основные из них:

• появляется возможность удобной работы с документами – в частности, быстрого поиска нужной информации – в привычной программной среде;
• отпадает необходимость осваивать новые программы и тратить на это рабочее время;
• руководители и бухгалтеры получают уверенность в том, что предприятие при проверках не будет оштрафовано за отсутствие документов;
• появляется возможность быстро формировать любые отчеты;
• благодаря привязке электронных документов к транзакциям в 1С, которая может быть реализована силами наших специалистов, деятельность организации становится предельно прозрачной;
• обеспечивается надежная защита документов от повреждения, уничтожения и хищения – например, при несанкционированном доступе;
• появляется возможность разграничить между пользователями электронного архива 1С права доступа к документации;
• при необходимости может быть организована удаленная – с использованием интернета – работа с архивом.

Воспользуйтесь нашими услугами, и возможности, перечисленные выше, станут вам доступны!