Потеряет ли электронный документ юридическую силу, если его распечатать?

Много российских компаний перешли на электронный документооборот (ЭДО), который оптимизирует работу с документацией, экономит время сотрудников, а также деньги на зарплату лишних штатных единиц. Сегодня никого не удивишь тем, что документы создаются, подписываются, хранятся и пересылаются в электронном виде.

Однако до сих пор актуальным остается вопрос о том, что происходит с электронным документом после распечатки. И если совсем недавно каждому цифровому документу соответствовал бумажный оригинал, то сегодня ситуация изменилась. Документы изначально создаются в цифровом формате, заверяются электронной подписью и полностью соответствуют бумажным аналогам.

Срок хранения

Сразу стоит отметить, что срок хранения документации регламентируется законодательством и часто превышает период действия электронной подписи, который составляет один год. При оформлении документации фиксируется срок действия электронной подписи. В дальнейшем срок окончания действительности сертификата электронной подписи никак не отражается на юридической значимости документации.

Многих интересует, сохраняет ли распечатанная документация юридическую силу. Также важна информация о том, можно ли работать с бумажными документами, полученными после распечатки электронных.

Чтобы распечатанные электронные документы имели юридическую силу, необходимо заранее разработать соответствующие правила и утвердить их в организации, внеся запись в инструкцию по делопроизводству. Дополнительно необходимо распечатать важный элемент электронного документооборота – лист согласования, в котором указывается, когда был сформирован документ, и в какой системе проводилось согласование. Учитывая ГОСТ 3 7.0.97-2016, придется проследить за тем, чтобы на бумажном носителе указывался реквизит, представляющий собой отметку в масштабе 1 к 1 об электронной подписи.

Правила размещения реквизита – отметки об электронной подписи на распечатанном документе

1. Положение размещения реквизита на бумажном носителе и место электронной подписи на цифровом документе должны совпадать.
2. Элементы отметки о цифровой подписи должны указываться в натуральную величину, хорошо читаться, располагаться отдельно друг от друга, не пересекаться с текстом.
3. В реквизите должно быть указано, что документ подписан электронной подписью, а также должны быть приведены сведения о владельце сертификата ключа цифровой подписи и срок его действия.

Законодательством также разрешается изображение логотипа компании или герба органа власти.

Таким образом, не всякий изначально созданный в электронном виде и заверенный цифровой подписью документ сохраняет юридическую силу в распечатанном виде. Чтобы бумажный дубликат соответствовал электронному документу, необходимо выполнить определенные условия.