Определяется сложностью передачи
Одной из услуг, профессионально оказываемых компанией «Архивный Эксперт» и пользующихся неизменно высокой популярностью наших клиентов, является передача документов организаций на архивное хранение. Востребованность этой услуги во многом определяется сложностью порядка передачи документов в архив и необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.
В подавляющем большинстве случаев передаче в архив подлежат дела, содержащие документы постоянного и длительного (более 10 лет) хранения. Применительно к последней из упомянутых категорий дел речь, как правило, идет о документах по личному составу предприятия. Правила делопроизводства определяют необходимость передачи дел в архивы в срок не позднее 3-х лет после окончания работы с ними. Передача документов в архив на хранение может быть оформлена и ранее (например, через год) – в случае, если руководство предприятия твердо уверено в том, что передаваемые документы больше не понадобятся в текущей хозяйственной деятельности.
Существуют ситуации, в которых передача документов в архив на хранение приобретает особую актуальность. Речь идет о:
Процесс передачи на хранение документов является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись. Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма строго определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться.
Свои требования установлены и в отношении формы обложки дел длительного хранения (они содержатся в ГОСТ 17.914-72, который так и называется – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования»). Порядок передачи документов на хранение в архив подразумевает приложение к делам регистрационных карточек, которые будут использоваться в справочном аппарате архива.
Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятий выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени, при этом далеко не всегда оказываются результативными.
Как выполнить передачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия? Обратитесь в «Архивный Эксперт»: специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством, при этом оперативно и, что немаловажно, недорого.