Порядок передачи документов в архив на хранение

Одной из услуг, профессионально оказываемых компанией «Архивный Эксперт» и пользующихся неизменно высокой популярностью наших клиентов, является передача документов организаций на архивное хранение. Востребованность этой услуги во многом определяется сложностью порядка передачи документов в архив и необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• «Основные правила работы архивов организаций»

Дела подлежащие передаче в архив

В подавляющем большинстве случаев передаче в архив подлежат дела, содержащие документы постоянного и длительного (более 10 лет) хранения. Применительно к последней из упомянутых категорий дел речь, как правило, идет о документах по личному составу предприятия. Правила делопроизводства определяют необходимость передачи дел в архивы в срок не позднее 3-х лет после окончания работы с ними. Передача документов в архив на хранение может быть оформлена и ранее (например, через год) – в случае, если руководство предприятия твердо уверено в том, что передаваемые документы больше не понадобятся в текущей хозяйственной деятельности.

Актуальные ситуации для передачи документов в архив

Существуют ситуации, в которых передача документов в архив на хранение приобретает особую актуальность. Речь идет о:

• ликвидации компании: в этом случае, как правило, в архив передаются все документы по личному составу;
• смене руководителя: передача документов в данном случае не регламентирована законодательством РФ и выполняется на основании уставных документов или должностных инструкций;
• возникновении  освободить офисные площади от кипы документов.

Процесс передачи на хранение документов

Процесс передачи на хранение документов  является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись. Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма строго определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться.

Требования в отношении формы обложки

Свои требования установлены и в отношении формы обложки дел длительного хранения (они содержатся в ГОСТ 17.914-72, который так и называется – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования»). Порядок передачи документов на хранение в архив подразумевает приложение к делам регистрационных карточек, которые будут использоваться в справочном аппарате архива.

Сложности при передаче документов в архив

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятий выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени, при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Услуги по передаче документов в архив

Как выполнить передачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия? Обратитесь в «Архивный Эксперт»: специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством, при этом оперативно и, что немаловажно, недорого.