Перед самой передачей вам необходимо произвести опись документов. Это список, который может сопровождать передачу документов как внутри самой организации, так и за ее пределы. Такая опись способствует эффективному контролю документооборота. С ее помощью вы сможете, отследить движение документов, оградить себя от возможных проблем связанных с утерей документации и предотвратить возможные споры.
Каждая организация может самостоятельно определять, как осуществлять и оформлять движение документов. При этом лучше отталкиваться от рекомендуемого бланка описи. Форма передаточной описи регулируется внутренним актом организации.
В описи передаваемых документов указываются базовые позиции:
Заполнение описи осуществляется на основании того, какие именно документы, кому и когда вы передаете. Это самый эффективный и надежный способ документооборота между организациями и предприятиями. При таком подходе передача документов другой организации оказывается под надежной защитой. Человек, получающий от вас документы, ставит свою подпись. Один экземпляр описи остается у вас, другой – передается контрагенту, который получает документы.
Для передачи документов другой организации иногда используют вариант с коробами или папками. При кажущемся удобстве он не отличается эффективностью. При такой передаче возможны споры и потери документов, поскольку опись в данном случае не выполняется по документам.
При составлении описи по документам вы обезопасите себя от возможных рисков. Если же какой-то документ окажется утерянным, станет понятно по вине какой организации или сотрудника это произошло. Для правильного составления бланка описи передаваемых документов и соответствующего акта лучше обратиться к специалистам.
При передаче нужно обязательно указывать кто сдал и кто передал документы, количество, дата передачи. При необходимости можно составлять передаточный акт с отсылкой к описи. Или сразу оформлять опись в виде акта.