Порядок передачи документов другой организации

Работа с документами – очень важное направление деятельности любого предприятия или учреждения. К решению данной задачи необходимо подходить со всей ответственностью и серьезностью, чтобы исключить возможных проблем. В процессе работы возникают ситуации, когда требуется передача документов другой организации. Как грамотно решить данную задачу? Каких рекомендаций лучше придерживаться?

Опись документов

Перед самой передачей вам необходимо произвести опись документов. Это список, который может сопровождать передачу документов как внутри самой организации, так и за ее пределы. Такая опись способствует эффективному контролю документооборота. С ее помощью вы сможете, отследить движение документов, оградить себя от возможных проблем связанных с утерей документации и предотвратить возможные споры.

Каждая организация может самостоятельно определять, как осуществлять и оформлять движение документов. При этом лучше отталкиваться от рекомендуемого бланка описи. Форма передаточной описи регулируется внутренним актом организации.

Содержание описи

В описи передаваемых документов указываются базовые позиции:

• наименование контрагента;
• вид документа;
• дата;
• номер
• примечания.

Заполнение описи осуществляется на основании того, какие именно документы, кому и когда вы передаете. Это самый эффективный и надежный способ документооборота между организациями и предприятиями. При таком подходе передача документов другой организации оказывается под надежной защитой. Человек, получающий от вас документы, ставит свою подпись. Один экземпляр описи остается у вас, другой – передается контрагенту, который получает документы.

Почему опись нужно делать по документам

Для передачи документов другой организации иногда используют вариант с коробами или папками. При кажущемся удобстве он не отличается эффективностью. При такой передаче возможны споры и потери документов, поскольку опись в данном случае не выполняется по документам.

При составлении описи  по документам вы обезопасите себя от возможных рисков. Если же какой-то документ окажется утерянным, станет понятно по вине какой организации или сотрудника это произошло. Для правильного составления бланка описи передаваемых документов и соответствующего акта лучше обратиться к специалистам.

Оформление  фактической передачи

При передаче нужно обязательно указывать кто сдал и кто передал документы, количество, дата передачи. При необходимости можно составлять передаточный акт с отсылкой к описи. Или сразу оформлять опись в виде акта.