Хранить документы в электронном виде — удобно. Но полностью переводить архив организации в «цифру» все же не стоит: хотя «Основными правилами работы архивов организаций» это не запрещено, есть ряд причин, по которым стоит, как минимум, дублировать способы хранения документов. Или — для некоторых их видов — отказаться от электронных носителей (каталогах на серверах) в пользу полок, папок и подшивок дел.
Создать один электронный документ — недорого. Но на оцифовку и разработку архива из сотен и тысяч документов понадобятся серьезные вложения. Работа специалистов (разработка структуры архива, сканирование и верификация), покупка сервера — только основные статьи расходов. Тогда как для бумажных документов потребуется только место под полки и шкафы.
Стандарты и форматы хранения документов в электронном виде менялись и точно будут меняться. Возможно, что уже через несколько лет организациям владельцам электронных архивов — придется обновлять носители, вносить в массив документов изменения для того, чтобы они соответствовали новым стандартам. Более того, пока нет правоприменительной практики — насколько легко можно доказать юридическую силу.
Несмотря на введение правовых норм, регулирующих статус электронных документов, подписанной бумаге «с синей печатью» доверяют больше. Именно исходных бумажный документ может помочь защитить права организации в случае, если электронный будет утерян или попадет в руки злоумышленников.
Нет никаких гарантий того, что форматы, в которых хранятся документы организации в электронном виде, не устареют через несколько лет. Кроме того, для разные типы документов (текстовые, графические) хранятся в разных форматах работать с ними не всегда удобно, для их открытия и редактирования требуется разное ПО.
Документы в электронном виде куда проще похитить: до бумажного архива организации добраться куда сложнее, чем до расположенного на корпоративном сервере. Правда, риск становится ниже, если пользоваться услугами специализирующихся на предоставлении серверов и облачных хранилищ под архивы фирм.
Значительная часть бумаг, с которыми имеет дело организация — практически одноразовые. Нет необходимости хранить их: а значит, тратить деньги и время на оцифровку и верификацию.