Почему нельзя вести документооборот только в электронном виде: 6 причин держать в организации бумагу

Хранить документы в электронном виде — удобно. Но полностью переводить архив организации в «цифру» все же не стоит: хотя «Основными правилами работы архивов организаций» это не запрещено, есть ряд причин, по которым стоит, как минимум, дублировать способы хранения документов. Или — для некоторых их видов — отказаться от электронных носителей (каталогах на серверах) в пользу полок, папок и подшивок дел.

Причина 1: расходы на оцифровку и создание электронного архива

Создать один электронный документ — недорого. Но на оцифовку и разработку архива из сотен и тысяч документов понадобятся серьезные вложения. Работа специалистов (разработка структуры архива, сканирование и верификация), покупка сервера — только основные статьи расходов. Тогда как для бумажных документов потребуется только место под полки и шкафы.

Причина 2: неизвестно, что будет с электронными документами через четверть века

Стандарты и форматы хранения документов в электронном виде менялись и точно будут меняться. Возможно, что уже через несколько лет организациям владельцам электронных архивов — придется обновлять носители, вносить в массив документов изменения для того, чтобы они соответствовали новым стандартам. Более того, пока нет правоприменительной практики — насколько легко можно доказать юридическую силу.

Причина 3: бумажный документ пока еще имеет более высокую ценность

Несмотря на введение правовых норм, регулирующих статус электронных документов, подписанной бумаге «с синей печатью» доверяют больше. Именно исходных бумажный документ может помочь защитить права организации в случае, если электронный будет утерян или попадет в руки злоумышленников.

Причина 4: разнообразие форматов для хранения и их устаревание

Нет никаких гарантий того, что форматы, в которых хранятся документы организации в электронном виде, не устареют через несколько лет. Кроме того, для разные типы документов (текстовые, графические) хранятся в разных форматах работать с ними не всегда удобно, для их открытия и редактирования требуется разное ПО.

Причина 5: безопасность бумажных носителей — выше

Документы в электронном виде куда проще похитить: до бумажного архива организации добраться куда сложнее, чем до расположенного на корпоративном сервере. Правда, риск становится ниже, если пользоваться услугами специализирующихся на предоставлении серверов и облачных хранилищ под архивы фирм.

Причина 6: нет нужды хранить все документы

Значительная часть бумаг, с которыми имеет дело организация — практически одноразовые. Нет необходимости хранить их: а значит, тратить деньги и время на оцифровку и верификацию.