Особенности уничтожения кадровых документов

Кадровые документы хранятся на предприятии или в архиве аутсорсинговой компании от 50 до 75 лет, а приложенные к ним заявления — 5 лет. Нарушение сроков хранения и уничтожение таких бумаг раньше времени могут привести к штрафным санкциям, размер которых определяется Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Уничтожение кадровых документов нужно доверять квалифицированным специалистам, компании «Архивный Эксперт». Мы отбираем документы к уничтожению на основании сроков хранения, прописанных в законодательстве страны, при этом на 100% соблюдаем существующие нормы и правила.

Кадровые документы в организации

  • Штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • правила охраны труда работников;
  • приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
  • распоряжения.
  • трудовые договоры;
  • трудовые книжки;
  • книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • график отпусков;
  • личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
  • табель учета рабочего времени;
  • записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Подготовка к уничтожению кадровых документов

Если срок хранения кадровой документации истек, руководитель компании может начать процедуру подготовки к уничтожению. Для этого издается специальный приказ, в котором прописываются такие вопросы, как дата начала и завершения процедуры. Основные задачи комиссии, ознакомление с описью дел подлежащих уничтожению. Все остальное должен делать фактический исполнитель работ.

Подготовка акта выполненных работ

После сбора документации и проведения операции по уничтожению составляется специальный акт. В нем обязательно указывается следующие реквизиты: перечень бумаг, дата,  сроки хранения документов, название организации, подписи членов экспертной комиссии.

Кадровая и другая документация из архива коммерческого, административного, образовательного и другого учреждения ни в коем случае не должна использоваться для хозяйственных нужд и не передаваться третьим лицам под любым предлогом.