Особенности уничтожения кадровых документов
Кадровые документы хранятся на предприятии или в архиве аутсорсинговой компании от 50 до 75 лет, а приложенные к ним заявления — 5 лет. Нарушение сроков хранения и уничтожение таких бумаг раньше времени могут привести к штрафным санкциям, размер которых определяется Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.
Уничтожение кадровых документов нужно доверять квалифицированным специалистам, компании «Архивный Эксперт». Мы отбираем документы к уничтожению на основании сроков хранения, прописанных в законодательстве страны, при этом на 100% соблюдаем существующие нормы и правила.
Кадровые документы в организации
- Штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных работников;
- правила охраны труда работников;
- приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
- распоряжения.
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- график отпусков;
- личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
- табель учета рабочего времени;
- записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.
Подготовка к уничтожению кадровых документов
Если срок хранения кадровой документации истек, руководитель компании может начать процедуру подготовки к уничтожению. Для этого издается специальный приказ, в котором прописываются такие вопросы, как дата начала и завершения процедуры. Основные задачи комиссии, ознакомление с описью дел подлежащих уничтожению. Все остальное должен делать фактический исполнитель работ.
Подготовка акта выполненных работ
После сбора документации и проведения операции по уничтожению составляется специальный акт. В нем обязательно указывается следующие реквизиты: перечень бумаг, дата, сроки хранения документов, название организации, подписи членов экспертной комиссии.
Кадровая и другая документация из архива коммерческого, административного, образовательного и другого учреждения ни в коем случае не должна использоваться для хозяйственных нужд и не передаваться третьим лицам под любым предлогом.
