Особенности составления номенклатуры дел

Номенклатура дел — регистр, с помощью которого можно систематизировать документы, используемые при работе организаций. Маленькие фирмы, которые только начали свою работу, используют номенклатуру нечасто — при малом количестве документов надобность в их систематизации отпадает. Но с увеличением количества бумаг, актуальность составления номенклатуры дел также растет.

Зачем нужна номенклатура дел?

С ее помощью гораздо проще вести учет и классификацию документов, поиск нужных бумаг. Активно используется номенклатура дел при составлении описей, передаче документов, при системной подготовке бумаг к отбору для уничтожения или архивного хранения. В общем, поводов, чтобы начать искать ответ на вопрос, как составить номенклатуру дел, можно придумать массу. В зависимости от целей и задач выбирают одну из разновидностей номенклатуры: типовую (нормативную — разрабатывается ведомством), примерную (рекомендуемую — служит методическим пособием для однотипных организаций), индивидуальную. Как составить номенклатуру дел? Нюансы зависят от того, какую разновидность списка вы выберете, но суть остается неизменной.

Как создать номенклатуру дел

Создание номенклатуры — процесс несложный, но кропотливый, длительный, требующий серьезной аналитической и статистической работы. Сам документ имеет достаточно понятную и простую структуру — строгих предписаний относительно оформления перечня нет. Поэтому на вопрос, как составить номенклатуру дел разные предприятия могут дать различные ответы — документ можно оформить в произвольной форме, добавляя на свое усмотрение дополнительные пункты и разделы. Однако в любом случае структура номенклатуры дел должна включать наименование компании, документы которой описываются в перечне; номер и дату составления списка перечень всех документов, которые включены в перечень, а также подписи ответственных лиц.

Графы номенклатуры дел:

• номер (индекса) дела;
• заголовок документа;
• число единиц хранения, то есть количество папок в одном наименовании;
• срок хранения документов и номера статей по списку;
• заключительная предназначается для примечаний.

Доверять работу с формированием списка стоит только тем, кто имеет представление о том, как составить номенклатуру дел — тогда процедура отнимет минимум времени и будет выполнена по всем правилам. Наши специалисты имеют большой опыт работы в этом направлении — все поставленные перед нами задачи мы выполним быстро, грамотно, качественно. Ждем ваших обращений!