Обучение новых сотрудников правилам и процедурам архивирования и хранения документов в организации

Архив — та нить, на которую нанизаны «бусины‎» всех дел фирмы. Поэтому каждый новый сотрудник так или иначе должен понимать азы документооборота. Как обучить новичка ведению архива? Для начала ему нужно узнать несколько терминов:

  • опись — список единиц архива с заголовками и нумерацией;
  • шифр — точный «адрес», по которому находят нужную бумагу;
  • номенклатура дел — реестр, где перечислены все заголовки документов предприятия + сроки их хранения;
  • классификация бумаг — их распределение согласно критериям: тип, дата, контрагент, срок хранения;
  • электронный архив — система хранения документов в цифровом виде.

Новичку нужно понять: документы систематизируют и хранят не просто так, в произвольной манере, а согласно законодательству. Он должен узнать, каков срок давности разных бумаг, чтобы ненароком не уничтожить сведения, которые в своё время затребует госархив.

Когда теоретическая картина получена, настаёт момент перейти к практике. Новичка просят выполнить задачу, к примеру:

  1. На предприятие поступила такая-то бумага. Нужно классифицировать её по установленным критериям и внести в архив, найдя ей верное место.
  2. Перед сотрудником — ряд документов. Необходимо определить, какие из них пора утилизировать, какие — отправить в госархив, а какие — оставить на хранении.
  3. Есть документы в бумажном виде, которые надо отсканировать и внести в правильную папку ЭА.
  4. Требуется составить опись на дела постоянного хранения и т.п.

Отдельный пункт — работа с электронным архивом. Пользуясь ЭА фирмы, недостаточно знать, в какую папку внести отсканированный документ. Нужно освоить азы кибер-безопасности, чтобы не стереть важные данные или не обнародовать конфиденциальные сведения. Новичку нужно рассказать:

  • каков, согласно должности, его уровень доступа к электронной документации;
  • какие действия с ЭА обязательны для исполнения;
  • к кому он может обратиться с вопросами по работе ЭА.

Поначалу вопросов будет много, что абсолютно нормально. Вопросы даже поощряются, ведь лучше хорошенько всё уяснить со старта, чем постесняться выказать неведение, а затем допустить серьёзную ошибку. Если сотрудник справляется с задачами, день ото дня их можно потихоньку усложнять. Со временем действия с бумажным и цифровым архивом дойдут до автоматизма. Пока такой навык не наработан, к новичку лучше прикрепить более опытного сотрудника.