Обучение новых сотрудников правилам и процедурам архивирования и хранения документов в организации
Архив — та нить, на которую нанизаны «бусины» всех дел фирмы. Поэтому каждый новый сотрудник так или иначе должен понимать азы документооборота. Как обучить новичка ведению архива? Для начала ему нужно узнать несколько терминов:
- опись — список единиц архива с заголовками и нумерацией;
- шифр — точный «адрес», по которому находят нужную бумагу;
- номенклатура дел — реестр, где перечислены все заголовки документов предприятия + сроки их хранения;
- классификация бумаг — их распределение согласно критериям: тип, дата, контрагент, срок хранения;
- электронный архив — система хранения документов в цифровом виде.
Новичку нужно понять: документы систематизируют и хранят не просто так, в произвольной манере, а согласно законодательству. Он должен узнать, каков срок давности разных бумаг, чтобы ненароком не уничтожить сведения, которые в своё время затребует госархив.
Когда теоретическая картина получена, настаёт момент перейти к практике. Новичка просят выполнить задачу, к примеру:
- На предприятие поступила такая-то бумага. Нужно классифицировать её по установленным критериям и внести в архив, найдя ей верное место.
- Перед сотрудником — ряд документов. Необходимо определить, какие из них пора утилизировать, какие — отправить в госархив, а какие — оставить на хранении.
- Есть документы в бумажном виде, которые надо отсканировать и внести в правильную папку ЭА.
- Требуется составить опись на дела постоянного хранения и т.п.
Отдельный пункт — работа с электронным архивом. Пользуясь ЭА фирмы, недостаточно знать, в какую папку внести отсканированный документ. Нужно освоить азы кибер-безопасности, чтобы не стереть важные данные или не обнародовать конфиденциальные сведения. Новичку нужно рассказать:
- каков, согласно должности, его уровень доступа к электронной документации;
- какие действия с ЭА обязательны для исполнения;
- к кому он может обратиться с вопросами по работе ЭА.
Поначалу вопросов будет много, что абсолютно нормально. Вопросы даже поощряются, ведь лучше хорошенько всё уяснить со старта, чем постесняться выказать неведение, а затем допустить серьёзную ошибку. Если сотрудник справляется с задачами, день ото дня их можно потихоньку усложнять. Со временем действия с бумажным и цифровым архивом дойдут до автоматизма. Пока такой навык не наработан, к новичку лучше прикрепить более опытного сотрудника.
