Работа с документами – важная часть в процессе управления и принятия решений в любой компании.
Имеющаяся документация позволяет оперативно получать нужную информацию, проводить анализ рынка, отчитываться перед контролирующими службами. Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень отдельных документов или документальных комплексов, который формируется с учетом сроков хранения и с соблюдением всех правил.
В первом случае речь идет о типовом составлении дел на основе единой индексации и определенных сроках хранения. Во втором же случае номенклатура не считается нормативным документом, и она устанавливает примерный состав дел. Если номенклатура дел – это перечень документов, которые есть в организации, то опись представляет собой специально подготовленный архивный справочник по документации.
Опись желательно оформлять на фирменном бланке компании, все данные нужно вносить в специальную таблицу. Как правило, опись подготавливается в двух экземплярах: один направляется по месту требования, второй же остается у сотрудников организации.
Опись – основополагающая часть архива. Архив в свою очередь – отличная возможность навести порядок в документах и делах, которыми пользуются или уже утратили актуальность. Отсутствие номенклатуры делает работу компании менее слаженной и не такой результативной.
Накануне различных проверок нужно привести в порядок всю документацию, дабы избежать возникновения нестандартных ситуаций, наложения штрафов и пр.