Номенклатура дел и опись документов: в чем отличия?

Имеющаяся документация позволяет оперативно получать нужную информацию, проводить анализ рынка, отчитываться перед контролирующими службами. Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень отдельных документов или документальных комплексов, который формируется с учетом сроков хранения и с соблюдением всех правил.

В связи с этим есть два основных понятия:

1. Номенклатура дел – все виды документов, которые есть в организации.
2. Опись документов – перечень той документации, которая имеется по факту.

Номенклатура нужна для того, чтобы:

• обеспечить порядок формирования дел;
• сгруппировать отдельные документы в комплексы;
• систематизировать бумаги по направлениям деятельности компании;
• вести учет заводимых дел и пр.

Номенклатура может быть типовой и примерной

В первом случае речь идет о типовом составлении дел на основе единой индексации и определенных сроках хранения. Во втором же случае номенклатура не считается нормативным документом, и она устанавливает примерный состав дел. Если номенклатура дел – это перечень документов, которые есть в организации, то опись представляет собой специально подготовленный архивный справочник по документации.

В опись, как правило, входит:

• порядковый номер документа в деле;
• индекс документа, то есть его регистрационный номер;
• дата регистрации или подписи документа;
• заголовок и краткое содержание документа;
• номера листов в документе;
• примечания;
• итоговая запись.

Опись желательно оформлять на фирменном бланке компании, все данные нужно вносить в специальную таблицу. Как правило, опись подготавливается в двух экземплярах: один направляется по месту требования, второй же остается у сотрудников организации.

Зачем нужны опись и номенклатура?

Опись – основополагающая часть архива. Архив в свою очередь – отличная возможность навести порядок в документах и делах, которыми пользуются или уже утратили актуальность. Отсутствие номенклатуры делает работу компании менее слаженной и не такой результативной.

Избежать проблем

Накануне различных проверок нужно привести в порядок всю документацию, дабы избежать возникновения нестандартных ситуаций, наложения штрафов и пр.