Куда девать документы?

В процессе работы любая компания накапливает внушительный архив документов
Некоторые бумаги со временем утрачивают актуальность и становятся ненужными. Возникает вопрос: куда девать документы и что по этому поводу говорит действующее законодательство?

Существует 2 основных способа избавления от документов:

  • Передача в архив;
  • Списание и уничтожение.

Все зависит от текущего состояния компании

Даже при ликвидации организации должны хранить документы определенный период времени, а при передаче бумаг в архив соблюдать требования к их описи и оформлению. Перед принятием решения проконсультируйтесь со специалистом, чтобы не совершить фатальную ошибку. Мы рады предоставить профессиональные консультации по вопросам уничтожения документов или их передачи в архив.

Хранение документов при ликвидации и банкротстве

После ликвидации или банкротства компании ряд документов должен быть передан на хранение в архив на основании Федерального закона №125 и Положения №03-33/пс. Процедура актуальна для всех организаций, в частности для компаний с нулевым балансом и фирм, работающих по упрощенной системе налогообложения.

В процессе подготовки к архивации проводятся следующие работы:

  • Структуризация дел – их оформление в группы (дела);
  • Подшивка – по установленному алгоритму с приложением бланков;
  • Нумерация – в соответствии с требованиями документооборота;
  • Внутренняя опись – актуальна для документов со сроком хранения более 10 лет;
  • Обложка – содержит информацию о деле и компании.

Срок хранения бумаг зависит от их вида, определяемого законодательством. Выделяют документы постоянного, длительного (75 лет) и временного (10 лет) хранения.

Списание и уничтожение документов

Документы с истекшим сроком хранения могут быть списаны и утилизированы на основании положений ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Все подготовленные к списанию документы просматриваются вручную и документируются. Составляется акт об их выделении к уничтожению, который подписывается руководителем.

Обращайтесь к профессионалам

Специалистами проводится оценка ценности документов, составление аутов о выделении к уничтожению и производится непосредственный вывоз и уничтожение бумаг на шредере. Гарантируется полная конфиденциальность, обеспечивается возможность присутствия уполномоченного сотрудника компании на месте в момент утилизации документов.