Куда девать документы?
Некоторые бумаги со временем утрачивают актуальность и становятся ненужными. Возникает вопрос: куда девать документы и что по этому поводу говорит действующее законодательство?
Существует 2 основных способа избавления от документов:
- Передача в архив;
- Списание и уничтожение.
Все зависит от текущего состояния компании
Даже при ликвидации организации должны хранить документы определенный период времени, а при передаче бумаг в архив соблюдать требования к их описи и оформлению. Перед принятием решения проконсультируйтесь со специалистом, чтобы не совершить фатальную ошибку. Мы рады предоставить профессиональные консультации по вопросам уничтожения документов или их передачи в архив.
Хранение документов при ликвидации и банкротстве
После ликвидации или банкротства компании ряд документов должен быть передан на хранение в архив на основании Федерального закона №125 и Положения №03-33/пс. Процедура актуальна для всех организаций, в частности для компаний с нулевым балансом и фирм, работающих по упрощенной системе налогообложения.
В процессе подготовки к архивации проводятся следующие работы:
- Структуризация дел – их оформление в группы (дела);
- Подшивка – по установленному алгоритму с приложением бланков;
- Нумерация – в соответствии с требованиями документооборота;
- Внутренняя опись – актуальна для документов со сроком хранения более 10 лет;
- Обложка – содержит информацию о деле и компании.
Срок хранения бумаг зависит от их вида, определяемого законодательством. Выделяют документы постоянного, длительного (75 лет) и временного (10 лет) хранения.
Списание и уничтожение документов
Документы с истекшим сроком хранения могут быть списаны и утилизированы на основании положений ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Все подготовленные к списанию документы просматриваются вручную и документируются. Составляется акт об их выделении к уничтожению, который подписывается руководителем.
Обращайтесь к профессионалам
Специалистами проводится оценка ценности документов, составление аутов о выделении к уничтожению и производится непосредственный вывоз и уничтожение бумаг на шредере. Гарантируется полная конфиденциальность, обеспечивается возможность присутствия уполномоченного сотрудника компании на месте в момент утилизации документов.
