Этот вопрос решается в ходе работы специальной экспертной комиссии. Ее представители занимаются не только упорядочиванием бумажных и электронных носителей информации, но и принимают решение о бессрочном хранении документов, согласно требованиям законодательства.
Особое внимание уделяется типу документации. Например, служебные записки и заявления можно ликвидировать удобным способом уже через 5 лет, а вот личные дела сотрудников должны храниться до 75 лет. Отдельная категория — персональные карточки и личные дела сотрудников компании, которые занимают руководящие должности. Такие бумаги должны находиться в архиве постоянно и их уничтожение запрещено.
Ведение архивного дела в большинстве случаев подразумевает следование тем требованиям, которые прописаны в Трудовом кодексе Российской Федерации. Существует большая группа управленческих документов, срок хранения которых 50-75 лет. Перед вами список основных бумаг:
Постоянно нужно хранить учредительные документы, относящиеся к деятельности акционерных обществ. Нельзя уничтожать уставы общества, протоколы акционеров и заседаний совета директоров, решения о выпуске ценных бумаг.
За неправильное хранение или преждевременную ликвидацию документации в бумажном или электронном виде предполагается ответственность и соответствующие штрафные санкции, прописанные в законодательстве .
Проконсультироваться по этому и ряду других вопросов вы всегда можете с сотрудниками компании «Архивный Эксперт». Если у вас есть вопросы по ограничениям в сфере уничтожения документации, просто позвоните нам.