Когда категорически нельзя уничтожать документы

Большинство документов через определенный промежуток времени теряет свою актуальность и подвергается уничтожению. Условия хранения бумаг и требования по ликвидации архива прописаны в Налоговом кодексе РФ, ряде Федеральных законов (к примеру, ФЗ «О бухгалтерском учете», ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), постановлений Правительства РФ. Но есть и такая документация, уничтожать которую категорически запрещается.

Как определить, что нельзя уничтожать

Этот вопрос решается в ходе работы специальной экспертной комиссии. Ее представители занимаются не только упорядочиванием бумажных и электронных носителей информации, но и принимают решение о бессрочном хранении документов, согласно требованиям законодательства.

Особое внимание уделяется типу документации. Например, служебные записки и заявления можно ликвидировать удобным способом уже через 5 лет, а вот личные дела сотрудников должны храниться до 75 лет. Отдельная категория — персональные карточки и личные дела сотрудников компании, которые занимают руководящие должности. Такие бумаги должны находиться в архиве постоянно и их уничтожение запрещено.

О чем нам говорит Трудовой кодекс РФ

Ведение архивного дела в большинстве случаев подразумевает следование тем требованиям, которые прописаны в Трудовом кодексе Российской Федерации. Существует большая группа управленческих документов, срок хранения которых 50-75 лет. Перед вами список основных бумаг:

• трудовые договора;
• приказы по Личному составу;
• договора о материальной ответственности;
• штатные расписания с дополнениями.

Постоянно нужно хранить учредительные документы, относящиеся к деятельности акционерных обществ. Нельзя уничтожать уставы общества, протоколы акционеров и заседаний совета директоров, решения о выпуске ценных бумаг.

Ответственность

За неправильное хранение или преждевременную ликвидацию документации в бумажном или электронном виде предполагается ответственность и соответствующие штрафные санкции, прописанные в законодательстве .

Как уничтожать правильно

• провести экспертизу ценности документов:
• выделить документы срок хранения которых истек:
• составить акт.

Проконсультироваться по этому и ряду других вопросов вы всегда можете с сотрудниками компании «Архивный Эксперт». Если у вас есть вопросы по ограничениям в сфере уничтожения документации, просто позвоните нам.