Создание полного и удобного в использовании каталога архивных документов позволит каждой компании значительно оптимизировать процесс делопроизводства, урегулирует работу архивного отдела и сэкономит время абсолютного большинства сотрудников, которое им приходится тратить на поиск того или иного документа. Попытка самостоятельной каталогизации документов в давно функционирующей фирме неминуемо обернётся затяжной неразберихой. Поэтому специалисты архивариусы настаивают на создании каталогов на начальном этапе существования любой организации.
Под каталогизацией документов принято понимать всю совокупность рабочих процессов, которые в конечном итоге приводят к созданию и полноценному функционированию более или менее сложной системы каталогов, удобных для хранения ваших документов. Чаще всего в средних и крупных компаниях создаётся система каталогов, включающая в себя три основных базы — тематический, предметный и систематические каталоги. При этом каждая фирма вправе создавать для собственного удобства дополнительные виды каталогов.
Кратко можно сказать, что каталогизация документов включает в себя такие процессы, как библиографическая обработка каждого документа, ввод данных в электронный каталог, либо создание бумажных каталожных карточек, а также непосредственно работу с каталогами. Под «работой с каталогами» подразумевается их использование в поиске нужных документов, редактирование и регулярное пополнение.
Разумеется, в современном мире невозможно обойтись без создания электронного каталога документов. Однако каталогизация электронных документов не представляет собой никаких трудностей, т.к. все современные программы электронного архива включают в себя удобные и функциональные каталоги, которые настраиваются непосредственно в момент введения в эксплуатацию электронного архива.
В то же время создание электронного каталога бумажной документации — это отдельная задача для программистов, ведь программа электронного каталога бумажных документов представляет собой совершенно самостоятельное программное обеспечение.