Каталогизация документов

Создание полного и удобного в использовании каталога архивных документов позволит каждой компании значительно оптимизировать процесс делопроизводства, урегулирует работу архивного отдела и сэкономит время абсолютного большинства сотрудников, которое им приходится тратить на поиск того или иного документа. Попытка самостоятельной каталогизации документов в давно функционирующей фирме неминуемо обернётся затяжной неразберихой. Поэтому специалисты архивариусы настаивают на создании каталогов на начальном этапе существования любой организации.

Понятие каталогизации документов

Под каталогизацией документов принято понимать всю совокупность рабочих процессов, которые в конечном итоге приводят к созданию и полноценному функционированию более или менее сложной системы каталогов, удобных для хранения ваших документов. Чаще всего в средних и крупных компаниях создаётся система каталогов, включающая в себя три основных базы — тематический, предметный и систематические каталоги. При этом каждая фирма вправе создавать для собственного удобства дополнительные виды каталогов.

Процессы каталогизации документов

Кратко можно сказать, что каталогизация документов включает в себя такие процессы, как библиографическая обработка каждого документа, ввод данных в электронный каталог, либо создание бумажных каталожных карточек, а также непосредственно работу с каталогами. Под «работой с каталогами» подразумевается их использование в поиске нужных документов, редактирование и регулярное пополнение.

Электронные каталоги

Разумеется, в современном мире невозможно обойтись без создания электронного каталога документов. Однако каталогизация электронных документов не представляет собой никаких трудностей, т.к. все современные программы электронного архива включают в себя удобные и функциональные каталоги, которые настраиваются непосредственно в момент введения в эксплуатацию электронного архива.

Электронный каталог бумажных документов

В то же время создание электронного каталога бумажной документации — это отдельная задача для программистов, ведь программа электронного каталога бумажных документов представляет собой совершенно самостоятельное программное обеспечение.