Итак, настала пора очистить архив от старого и ненужного. Полки освободятся, в помещении станет легче дышать. Какие же документы первыми должны попасть в акт на утилизацию?
Прежде всего, это бумаги с истёкшим сроком хранения: банковские извещения, счета, ордера, акты приёма и сдачи, квитанции, оборотные ведомости, накладные. Такие документы, хранятся не менее 5 лет. Гораздо дольше хранится кадровая информация — 50, иногда 75 лет, поэтому посвящённый кадрам стеллаж вряд ли освободится.
А ещё законом разрешено уничтожить бумаги, не несущие практической или исторической ценности Копии и черновики документов.. Если же такая ценность есть, документ обязательно нужно сохранить. Может оказаться, что залежавшаяся в шкафу бумага связана с важным событием в жизни страны и общества — тогда это настоящая драгоценность! Интерес представляют документы:
Так что не спешите уничтожать старые бумаги, особенно если компания учреждена давно или находится в исторически важной местности. Скажем, столетие назад в здании нынешнего офиса могло произойти знаковое событие, или же там когда-то трудился выдающийся деятель искусства.
Если в компании нет знающего специалиста, лучше пригласить специалистов. Они проведут экспертизу ценности:
авторство документа;
вид документов;
его подлинность (оригинал это или копия);
срок хранения документа;
юридическую силу;
Итак, документы на уничтожение отобраны. Но просто так отправить их в шредер нельзя — есть риск штрафов, и немалых. Тут нужен акт о выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.. Такой акт утверждает руководитель компании.
Оформляя акт , комиссия перечисляется список документов и основание их уничтожения. Документы фиксируются даты . Обозначается способ, которым планируется утилизировать бумаги . Все участники комиссии ставят свои подписи на акте.
Только теперь, когда все формальности соблюдены, можно избавиться от лишнего. За плечами непростой процесс, зато вы уверены, что всё сделано по закону!