Какие документы подлежат уничтожению в первую очередь при нехватке места для хранения?

Итак, настала пора очистить архив от старого и ненужного. Полки освободятся, в помещении станет легче дышать. Какие же документы первыми должны попасть в акт на утилизацию?

Главный критерий

Прежде всего, это бумаги с истёкшим сроком хранения: банковские извещения, счета, ордера, акты приёма и сдачи, квитанции, оборотные ведомости, накладные.  Такие документы, хранятся не менее 5 лет. Гораздо дольше хранится кадровая информация — 50, иногда 75 лет, поэтому посвящённый кадрам стеллаж вряд ли освободится.

Можно ли избавиться от устаревших документов?

А ещё законом разрешено уничтожить бумаги, не несущие практической или исторической ценности Копии и черновики документов.. Если же такая ценность есть, документ обязательно нужно сохранить.  Может оказаться, что залежавшаяся в шкафу бумага связана с важным событием в жизни страны и общества — тогда  это настоящая драгоценность! Интерес представляют документы:

• связанные с наукой;
• общественно-политические;
• исторические;
  ценные в культурном плане.

Так что не спешите уничтожать старые бумаги, особенно если компания учреждена давно или находится в исторически важной местности. Скажем, столетие назад в здании нынешнего офиса могло произойти знаковое событие, или же там когда-то трудился выдающийся деятель искусства.

Как определить ценность документа

Если в компании нет знающего специалиста, лучше пригласить  специалистов. Они проведут экспертизу ценности:

авторство документа;
вид документов;
его подлинность (оригинал это или копия);
срок хранения документа;
юридическую силу;

Утилизация бумаг согласно закону

Итак, документы на уничтожение отобраны. Но просто так отправить их в шредер нельзя — есть риск штрафов, и немалых. Тут нужен акт о выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.. Такой акт  утверждает руководитель компании.

Оформляя акт , комиссия перечисляется список  документов и основание их уничтожения. Документы  фиксируются даты . Обозначается способ, которым планируется утилизировать бумаги . Все участники комиссии ставят свои подписи на акте.
Только теперь, когда все формальности соблюдены, можно избавиться от лишнего. За плечами непростой процесс, зато вы уверены, что всё сделано по закону!