Как правильно уничтожить документы
Как правильно уничтожить документы? этот вопрос всегда очень актуален, когда срок хранения документов истекает, необходимо позаботится об их правильном уничтожении документов , в соответствии с требованиями законодательства.
Грамотный подход
Уничтожением документов организация может заниматься как самостоятельно, так и с привлечением специализированной компании. Самостоятельное уничтожение может быть выгодно только в том случае, если в организации есть собственное архивное подразделение, способное самостоятельно справиться с объемом документов.
Правила уничтожения документов
- Уничтожать только проверенные документы. Перед уничтожением каждое дело должно быть полистно пересмотрено вручную, чтобы не уничтожить случайно попавший в туда важный документ. Этим должны заниматься члены специально созданной экспертной комиссии во время проведения экспертизы практической и научной ценности документов, приготовленных к уничтожению. В составе комиссии должен быть руководитель организации, а также те, кого он сам назначит. Состав комиссии утверждается приказом.
- Документировать каждую уничтоженную бумагу. Комиссия составляет список документов, «приговоренных» к уничтожению, который утверждается руководителем. Затем составляется акт, свидетельствующий об изъятии документов из архива и передаче их на уничтожение. В акте обязательно указываются все реквизиты каждого.
- Уничтожать документы специальным оборудованием. Самые доступные и надежные способы — это шредирование или сжигание. Обычный офисный шредер подойдет для уничтожения текущих ненужных бумаг: лишних копий, испорченных бланков и неправильно оформленных учетных регистров. Но для уничтожения большого массива дел из архива необходимо обратиться на станцию переработки макулатуры или в архивную компанию.
- Обеспечить конфиденциальность. Чтобы документы не перехватили конкуренты, процесс уничтожения должен проходить в вашем присутствии. В противном случае исполнитель должен предоставить вам видеозапись процесса.
- Получить документальное подтверждение. В конце необходимо получить с исполнителя квитанцию, а также составить двусторонний акт, подтверждающий физическое уничтожение документов.
- Делать это регулярно. Своевременное освобождение архива от ненужных документов избавит вас от проблем с проверяющими органами и штрафов за несоблюдение сроков хранения.
Заказать услугу по уничтожению документов, Вы можете по телефону: 8(495) 226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.
