Как правильно сделать реестр передачи документов в организации

Движение входящих и исходящих документов должно быть отражено в реестре. Это может быть общий документ, который представляет собой список входящих и исходящих бумаг с указанием организации, вида документа, номера и контрагента, а может и реестр передачи внутренних документов, в котором вместо контрагента указан сотрудник или отдел, получившие документ.

Для чего нужен реестр:

• при смене руководителя организации;
• снизить риск утери документов и их копий;
• для учета документов.

Таким образом, реестр передачи документов — универсальный инструмент для документооборота организации, средство для сохранения первичных данных о каждом переданном документе и его поиска при утере. Строгих требований к структуре реестра нет.

Реестр в документообороте

Реестр передачи документов эффективно работает в традиционном документообороте.  Это отправная точка для поиска документа, источник о его местонахождении и ответственных за него лицах. Только реестр передачи документов обеспечит контроль за движением бумаг.

В реестр включают следующие данные:

• номер документа
• дата документа;
• контрагент;
• вид документа.

Опционально составление реестра передачи документов может предполагать и фиксацию других данных: даты передачи, ФИО ответственного сотрудника, краткого описания документа.

Обращайтесь к профессионалам

Составление реестра передачи документов — одна из основных наших услуг. Мы предоставляем услуги по приведению в порядок архивов организации. Наши специалисты грамотно  опишут документы и составят всю необходимую документацию.