Как правильно сделать реестр передачи документов в организации
Движение входящих и исходящих документов должно быть отражено в реестре. Это может быть общий документ, который представляет собой список входящих и исходящих бумаг с указанием организации, вида документа, номера и контрагента, а может и реестр передачи внутренних документов, в котором вместо контрагента указан сотрудник или отдел, получившие документ.
Для чего нужен реестр:
- при смене руководителя организации;
- снизить риск утери документов и их копий;
- в случае утери всегда ясно, куда был отправлен документ, и кто ответственный за передачу.
Таким образом, реестр передачи документов — универсальный инструмент для документооборота организации, средство для сохранения первичных данных о каждом переданном документе и его поиска при утере. Строгих требований к структуре реестра нет.
Реестр в документообороте
Реестр передачи документов эффективно работает в традиционном документообороте. Это отправная точка для поиска документа, источник о его местонахождении и ответственных за него лицах. Только реестр передачи документов обеспечит контроль за движением бумаг.
В реестр включают следующие данные:
- номер документа
- дата документа;
- контрагент;
- вид документа.
Опционально составление реестра передачи документов может предполагать и фиксацию других данных: даты передачи, ФИО ответственного сотрудника, краткого описания документа.
Обращайтесь к профессионалам
Составление реестра передачи документов — одна из основных наших услуг. Мы предоставляем услуги по приведению в порядок архивов организации. Наши специалисты грамотно опишут документы и составят всю необходимую документацию.
