Как правильно передать кадровые документы

Передача кадровых документов осуществляется в следующих случаях

• в архив при ликвидации предприятия;
• на хранение в стороннюю организацию при отсутствии или нехватке материально-технической базы;
• новому специалисту при смене руководителя или увольнении менеджера отдела персонала (или переводе на другую должность);
• для перехода на аутсортинговые услуги с целью оптимизации затрат.

Процедура не регламентирована законодательными актами, но на практике процесс происходит по определенному алгоритму, который включает в себя проверку кадровой документации и оформление акта приема-передачи.

Проверка делопроизводства: опись и передача

Для начала нужно назначить ответственное лицо и создать комиссию для комплексной оценки работы службы персонала. Это может быть специалист по кадрам, юрист, руководитель компании или эксперт архивной организации. Цель комиссии — проверить документацию, правильно подготовить кадровое делопроизводство для передачи, обеспечить законность процедуры.

Специалист обязательно составляет опись имеющихся документов:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• личные дела сотрудников;
• различные приказы: о приеме на работу, переводе, увольнении;
• трудовые книжки.

Также нужно внести в список местные нормативные акты: положения о защите персональных данных и неразглашении секретной информации, должностные инструкции, календарные планы отпусков, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. Во время аудита специалист выявляет и фиксирует недостающие документы (их перечень определяется ТК РФ).

Важно! Требуется учет не только бумаг, но  и проверка наличия печатей и подписей на документах.

После того как специалист завершит аудит кадровой системы предприятия, составляется акт приема-передачи дел. Установленного законом образца не существует, поэтому документ оформляют в свободной форме. В тексте должны быть наименование организации, ФИО членов комиссии, дата передачи дел. Также обязателен перечень имеющихся и недостающих документов. Акт утверждается и подписывается руководителем компании или лицом, исполняющим обязанности.

Передача кадровых документов — ответственная процедура, требующая профессионального подхода. Правильное оформление акта приема-передачи с помощью специалиста архивной компании позволит в дальнейшем упростить работу кадровой службы организации и избежать организационных проблем.