При переходе на электронный документооборот необходимо оценить доступные ресурсы и расходную часть бюджета на внедрение. Для правильного планирования и управления затратами расходы на документооборот делят на две группы.
Значительная часть прямых затрат приходится на оплату многочисленных лицензий на ПО, стоимость которых зависит от множества факторов, наличия пакетных соглашений с поставщиком и т.д. Чтобы снизить расход на документооборот, отдельные виды работ, связанных с оцифровкой документов и ведением архивов, лучше доверить специалистам профильных компаний.
Косвенные расходы относятся к индивидуальным и во многом зависят от специфики бизнеса, целей и задач. Например, к ним относятся:
После завершения этапа внедрения ежегодная стоимость эксплуатации достигает в среднем 25% от исходных инвестиций.
При внедрении СЭД прямые и косвенные затраты можно посчитать перед началом реализации проекта с высокой точностью. Это позволит принять взвешенное решение и при необходимости доверить отдельные этапы и виды работ экспертам. Такой подход позволит повысить надежность и рентабельность внедряемых решений.
Существуют организации, для которых переход на ЭДО – хороший способ оптимизировать внутренние и внешние процессы и достичь экономии. Но другим компаниям новые технологии могут не принести заметных выгод или даже привести к убыткам. Чтобы понять, стоит ли внедрять ЭДО, необходимо тщательно рассчитать стоимость проекта, учитывая все виды затрат в настоящем и будущем.