Как посчитать расход на документооборот в организации

Прямые затраты

• основное аппаратное обеспечение
• прикладное ПО;
• регулярная ежегодная оплата обновленных версий ПО;
• затраты на внедрение и эксплуатацию
• консалтинговые услуги, настройка, адаптация к потребностям конкретной фирмы,
• налоги,  фот, отчисления, задействованных технических специалистов;
• расходы на администрирование и техническую поддержку пользователей;
• обучение или повышение квалификации сотрудников;
• затраты на бумагу и другие расходные материалы.

Значительная часть прямых затрат приходится на оплату многочисленных лицензий на ПО, стоимость которых зависит от множества факторов, наличия пакетных соглашений с поставщиком и т.д. Чтобы снизить расход на документооборот, отдельные виды работ, связанных с оцифровкой документов и ведением архивов, лучше доверить специалистам профильных компаний.

Косвенные затраты

Косвенные расходы относятся к индивидуальным и во многом зависят от специфики бизнеса, целей и задач. Например, к ним относятся:

• затраты на перестройку бизнес-процессов;
• внесение изменений во внутренние нормативные акты;
• обновление IТ-инфраструктуры;
• финансовые потери из-за адаптации к новой системе, обучения специалистов с отрывом от работы и т.д.;
• надбавки и премии компетентным техническим специалистам.

После завершения этапа внедрения ежегодная стоимость эксплуатации достигает в среднем 25% от исходных инвестиций.

При внедрении СЭД прямые и косвенные затраты можно посчитать перед началом реализации проекта с высокой точностью. Это позволит принять взвешенное решение и при необходимости доверить отдельные этапы и виды работ экспертам. Такой подход позволит повысить надежность и рентабельность внедряемых решений.

ЭДО подходит не всем

Существуют организации, для которых переход на ЭДО – хороший способ оптимизировать внутренние и внешние процессы и достичь экономии. Но другим компаниям новые технологии могут не принести заметных выгод или даже привести к убыткам. Чтобы понять, стоит ли внедрять ЭДО, необходимо тщательно рассчитать стоимость проекта, учитывая все виды затрат в настоящем и будущем.