Важно эпизодически обновлять архивные документы, утилизировать объекты с истекшим сроком хранения и добавлять новые. Регулярная проверка архивов помогает поддерживать порядок, хранить только актуальные документы, быстро находить нужные экземпляры.
1) Учитывайте размер архива. Чем он крупнее, тем важнее регулярное обновление. Если хранить все подряд документы, не утилизируя ненужные, архив превращается во что-то хаотическое и неуправляемое.
2) Назначьте ответственных за проверку и обновление данных. Один или два помощника архивариуса – обязательное условие, чтобы поддерживать порядок в больших хранилищах.
3) Ведите журналы актуальности документов, удобнее всего делать это в электронном виде. Там будут указаны документы, срок хранения которых истекает в текущем месяце, рекомендации по их правильной утилизации или замене более свежими экземплярами.
4) Периодически проводите комплексную ревизию архивов – такие проверки помогают обнаружить много ненужных, потерянных и забытых документов.
5) Ориентируйтесь на стандарты, рекомендации вышестоящих архивов, заранее составляйте описи документов, которые подлежат уничтожению.
6) Ранжируйте данные по значимости и пользуйтесь электронными копиями. Многие рутинные документы в бумажном виде никогда не потребуются, их можно утилизировать, оставив цифровые сканы.
7) Откажитесь от хранения документов «на всякий случай». Существуют конкретные рекомендации по срокам юридической и финансовой значимости разных видов документации.
Например, для бухгалтерской и финансовой отчетности, больничных листов период актуальности – 5 лет. За пределами этого срока они не имеют никакого юридического и практического значения, и хранение их нецелесообразно.
Разумный минимализм в управлении архивом исключает ненужные затраты времени и других ресурсов. Следуя этим несложным рекомендациям, вы сможете поддерживать архив в порядке, быстро находить нужные экземпляры, снизить затраты на хранение и поиск документов.
Компания «Архивный Эксперт» выполняет все виды работ по оцифровке архивов. Помогаем перевести данные в электронный формат, структурировать для оперативной и удобной работы персонала. Выполняем утилизацию ненужных документов в соответствии с требованиями нормативных актов.