Как организовать систему регулярной проверки и обновления архивных документов?

Важно эпизодически обновлять архивные документы, утилизировать объекты с истекшим сроком хранения и добавлять новые. Регулярная проверка архивов помогает поддерживать порядок, хранить только актуальные документы, быстро находить нужные экземпляры.

Как организовать систему обновления документов – советы «Архивного Эксперта»

1) Учитывайте размер архива. Чем он крупнее, тем важнее регулярное обновление. Если хранить все подряд документы, не утилизируя ненужные, архив превращается во что-то хаотическое и неуправляемое.
2) Назначьте ответственных за проверку и обновление данных. Один или два помощника архивариуса – обязательное условие, чтобы поддерживать порядок в больших хранилищах.
3) Ведите журналы актуальности документов, удобнее всего делать это в электронном виде. Там будут указаны документы, срок хранения которых истекает в текущем месяце, рекомендации по их правильной утилизации или замене более свежими экземплярами.
4) Периодически проводите комплексную ревизию архивов – такие проверки помогают обнаружить много ненужных, потерянных и забытых документов.
5) Ориентируйтесь на стандарты, рекомендации вышестоящих архивов, заранее составляйте описи документов, которые подлежат уничтожению.
6) Ранжируйте данные по значимости и пользуйтесь электронными копиями. Многие рутинные документы в бумажном виде никогда не потребуются, их можно утилизировать, оставив цифровые сканы.
7) Откажитесь от хранения документов «на всякий случай». Существуют конкретные рекомендации по срокам юридической и финансовой значимости разных видов документации.
Например, для бухгалтерской и финансовой отчетности, больничных листов период актуальности – 5 лет. За пределами этого срока они не имеют никакого юридического и практического значения, и хранение их нецелесообразно.
Разумный минимализм в управлении архивом исключает ненужные затраты времени и других ресурсов. Следуя этим несложным рекомендациям, вы сможете поддерживать архив в порядке, быстро находить нужные экземпляры, снизить затраты на хранение и поиск документов.
Компания «Архивный Эксперт» выполняет все виды работ по оцифровке архивов. Помогаем перевести данные в электронный формат, структурировать для оперативной и удобной работы персонала. Выполняем утилизацию ненужных документов в соответствии с требованиями нормативных актов.