Как проводился акт сверки раньше? Приходилось полагаться исключительно на собственную память, регулярно проводя акты сверки с крупными поставщиками, и чуть реже — с поставщиками поменьше. При большом документообороте учесть уследить за каждым документом было сложно, и нередко вылезали задолженности или другие неприятные моменты. Сегодня все проще.
Каждый входящий документ можно отсканировать, затем провести его индексирование и верификацию. Дальше делать акт сверки очень просто — наглядно видно, если какого-то документа не хватает. Например, контрагент вам должен предоставлять акт накладной и счет-фактуру. Вы каждый раз сканируете входящие документы, и в случае, если какого-то документа не будет хватать, сразу сможете увидеть это в базе, что станет сигналом для проверки, более тщательного изучения вопроса.
Поэтому, если до сих пор ваша организация не перешла на электронный документооборот, позаботьтесь об оцифровке документов — сделать акт сверки с отсканированными, оцифрованными документами можно в разы быстрее и проще, при этом риск ошибки вследствие человеческого фактора практически исключен.
Если документы вашей компании уже отсканированы и оцифрованы, скорее всего, вопросов с актами сверки у вас не возникает — наверняка алгоритм налажен и откалиброван до совершенства. Если же большая часть документов до сих пор хранится в бумажном виде, пришло самое время заняться этим вопросом, чтобы максимально упростить и оптимизировать документооборот бизнеса.
Специалисты компании Архивный Эксперт предлагают широкий спектр услуг в сфере архивного дела — вне зависимости от того, нужна ли вам архивная обработка документов, хотите ли вы уничтожить документы, создать электронный архив или наладить процесс сканирования документов для проведения акта сверки решение обратиться к нам будет правильным. Мы предлагаем выгодные и комфортные условия сотрудничества, ждем ваших обращений.