Ни единой папки формата А4, никакого шелеста бумаги, никаких стеллажей для увесистого корпоративного архива – неужели так выглядит офис 21 века? Правда ли, что скоро деловая документация полностью перейдет в цифровой формат, и все мы станем «людьми без почерка»?
Конечно, нельзя отрицать удобство электронного документооборота. Простота решения рабочих вопросов, скорость работы с документацией и договорами, законность электронной подписи, доступность необходимой информации в любой точке мира – вот весомые плюсы цифрового формата. С каждым годом в мире растёт количество компаний, сокращающих свой бумажный архив. Однако, всё-таки очевидно, что полностью избавиться от него не представляется возможным.
Бумажные оригиналы договоров, первичная налоговая и финансовая документация, необходимая для предоставления в государственные органы, имеют свой обязательный срок хранения, который компании обязаны соблюдать. В случае отказа от предпринимательской деятельности и закрытия организации, Государственный архив принимает только бумажные оригиналы документов. Оригиналы должны обязательно храниться в архивах, также многие государственные и коммерческие учреждение принимают только бумажную документацию, которая до сих пор сохраняет ряд неоспоримых преимуществ над электронной.
Вот лишь некоторые из них:
Итак, основываясь на этих фактах, мы считаем, что количество бумажных документов будет сокращаться, но полностью уйти от бумажного документооборота в ближайшем будущем не удастся. Что в целом позволит оптимизировать затраты на содержание документов в организации.